DoranDev – Ada banyak istilah penting dalam dunia kerja, baik itu dalam bisnis yang sifatnya antar individu maupun perusahaan. Salah satu yang sering kita dengar adalah reimburse. Istilah ini wajib diketahui bagi para karyawan maupun pekerja. Sebab, ini menyangkut masalah keuangan. Lantas, apa itu reimburse dan jenis-jenisnya? Bagaimana proses pengajuan klaim dan apa saja yang bisa diganti? Simak selengkapnya di artikel kali ini.
Apa Itu Reimburse?
Secara umum, apa itu reimburse adalah proses mengganti atau mengembalikan dana kepada seseorang, karyawan, dan organisasi sebagai bentuk kompensasi atas pengeluaran atau biaya yang telah mereka keluarkan. Namun, proses penggantian uang tersebut peruntukannya adalah bukan untuk hal yang sifatnya pribadi. Akan tetapi, dana yang dikeluarkan ini mencakup berbagai keperluan bisnis atau perusahaan.
Baca juga: Ini Penjelasan Lengkap Mengenai Tunjangan Karyawan
Jenis Reimburse yang Perlu Diketahui
Apabila dilihat dari jenisnya, reimburse dapat dibagi ke dalam tiga jenis. Mulai dari pajak (taxes), legal, dan jenis reimburse asuransi (insurance). Berikut penjelasan mengenai ketiga jenis reimburse tersebut yang perlu Anda ketahui:
1. Taxes
Jenis ini menjadi salah satu yang umum ketika perusahaan membayar pajak kepada pemerintah. Dalam hal ini, pajak pendapatan akan dipotong pada saat gaji karyawan belum diberikan. Jika karyawan tersebut telah membayarkan pajaknya, si karyawan ini berhak mengklaim pengembalian uang dengan melakukan reimburse.
2. Legal
Kedua adalah legal dan digunakan pada sektor hukum. Untuk jenis ini, biasanya hakim akan mengungkapkan jika reimburse adalah hal pembayaran yang digunakan untuk mengganti waktu. Adapun uang yang telah diinvestasikan di prospek maupun pertumbuhan keuangan.
3. Insurance
Kemudian, untuk reimburse insurance digunakan dalam dunia asuransi. Misalnya saja, ketika seseorang yang memegang polis asuransi kesehatan membutuhkan tindakan penting seperti medis darurat, terkadang mereka tidak memiliki waktu menghubungi perusahaan asuransi, alhasil biaya perawatan harus menggunakan uang pribadi. Maka, di sini pemegang polis dapat mengklaim ke pihak asuransi untuk gantinya.
Baca juga: Mengenal Employee Benefits dan Contohnya
Hak Karyawan yang Bisa Direimburse
Terkadang, seorang karyawan harus mengeluarkan biaya sendiri untuk keperluan bisnis dari perusahaan. Di sini, mereka harus mengeluarkan uang tersebut dalam keadaan yang mendadak dan tidak diperhitungkan sebelumnya. Dalam hal ini, perusahaan perlu menggantinya. Adapun hak tersebut di antaranya adalah:
1. Biaya untuk Perjalanan Bisnis
Biaya perjalanan yang masuk reimburse adalah hal yang paling sering diklaim. Sebagai contoh, karyawan melakukan perjalanan bisnis ke luar kota maupun ke luar negeri. Biaya yang dapat direimburse adalah tiket perjalanan, transportasi, operasional kendaraan, hingga penginapan. Termasuk bahan bakar hingga parkir perlu dirinci apabila diperlukan.
2. Biaya untuk Operasional Perusahaan atau Bisnis
Berikutnya adalah biaya untuk operasional bisnis. Sekilas, di sini hampir sama dengan biaya perjalanan bisnis. Namun, memiliki perbedaan mendasar. Hal ini lebih ke penggunaan yang mendukung aktivitas kerja di kantor. Misalnya Anda membeli perlengkapan kantor atau sewa tempat untuk acara atau melakukan pembicaraan bisnis dengan kolega.
3. Biaya Kesehatan Saat Melakukan Aktivitas Bisnis Perusahaan
Ketiga yakni biaya kesehatan untuk karyawan. Ini penting terutama dalam perusahaan yang memiliki risiko tinggi. Biasanya ada kebijakan tersendiri untuk proses reimburse kesehatan ini. Apabila perusahaan telah memberikan tunjangan BPJS, maka di sini perusahaan hanya perlu membayarkan iuran BPJS setiap bulannya.
Baca juga: Mengenal Kontrak Elektronik dalam Bisnis dan Pekerjaan
Bagaimana Cara Mengajukannya?
Setelah Anda mengetahui apa itu reimburse dan jenisnya, penting pula diketahui bagaimana cara klaim atau proses pengajuannya. Ada enam tahapan atau langkah yang perlu diperhatikan agar berjalan dengan baik, di antaranya adalah:
1. Lengkapi Persyaratannya
Sebagai langkah awal, Anda harus mempersiapkan dan melengkapi persyaratannya terlebih dahulu. Dalam hal ini adalah dokumen maupun data pendukung lainnya. Biasanya menggunakan nota, kwitansi, maupun bukti pembayaran dan invoice lainnya. Pastikan pula jika dokumen tersebut asli atau bukan fotokopian. Oleh karena itu, simpanlah bukti-bukti pembayaran ini dengan rapi.
2. Ajukan Proses Reimburse Sebelum Jatuh Tempo
Perlu dicatat, untuk mengajukan proses reimburse ada baiknya dilakukan secepatnya. Terkadang perusahaan memiliki tenggat waktu tertentu untuk proses klaim. Jangan sampai Anda jatuh tempo. Jadi, setelah semua data dan dokumen sudah lengkap, maka segeralah ajukan klaim reimburse tersebut. Ini juga meminimalisir risiko bukti hilang atau rusak.
3. Pahami Prosedurnya
Kemudian, pahami juga apa saja prosedurnya. Tidak jarang beda perusahaan beda pula prosedur pengajuannya. Maka, periksa kembali persyaratannya sebelum mengajukan klaim. Mulai dari klausul, hal yang tidak bisa diganti, dan lain sebagainya. Ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman antara kedua belah pihak.
4. Apa yang Ingin Anda Ajukan?
Lalu, periksa juga apa yang ingin Anda ajukan. Pastikan semuanya sudah ada dalam daftar. Hitung juga besaran yang akan diklaim. Terlebih lagi jika sifatnya multiple reimburse. Di sini, Anda perlu memisahkan mana yang termasuk biaya perusahaan dan tidak.
5. Hitung Kembali Uang yang Akan Diganti
Terakhir, setelah proses pengajuan dan sudah di-ACC maka periksa formulir yang diberikan perusahaan. Pastikan dalam formulir pembayaran itu besarannya sudah sesuai. Lalu, jika terdapat kekurangan, pastikan Anda melakukan kroscek dengan menyertakan bukti-bukti yang ada.
6. Tetap Bersikap Jujur
Kejujuran merupakan prinsip utama dalam pengajuan reimbursement. Karyawan harus menjaga integritasnya dan tidak memanfaatkan reimbursement sebagai sumber pendapatan pribadi. Memiliki etika kejujuran menjadi hal yang wajib bagi setiap karyawan, terutama ketika menangani aspek keuangan perusahaan.
Dengan melakukan cara-cara di atas, proses pengajuan reimbursement tidak hanya menjadi transaksi keuangan biasa, tetapi juga menciptakan lingkungan yang adil, transparan, dan saling percaya antara karyawan dan perusahaan.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Kwitansi Pembayaran yang Bisa Anda Coba!
Hal yang Harus Dihindari Saat Mengajukan Reimburse
Dalam proses pengajuan reimburse ke perusahaan, ada beberapa praktek yang sebaiknya dihindari agar proses berjalan lancar dan menghindari potensi masalah. Berikut adalah beberapa hal yang sebaiknya dihindari:
- Pengeluaran Fiktif: Hindari membuat pengeluaran yang hanya dibuat-buat tanpa adanya transaksi nyata. Praktek semacam ini dapat merugikan perusahaan dan menciptakan ketidakjelasan dalam laporan keuangan.
- Multiple Reimbursement: Jauhi perilaku curang dengan mengajukan reimburse untuk pengeluaran yang sebenarnya tidak terjadi atau tidak terkait dengan kepentingan perusahaan. Tindakan ini dapat merugikan perusahaan secara finansial dan merusak integritas karyawan
- Pengeluaran yang Salah: Menghindari memasukkan pengeluaran pribadi sebagai biaya bisnis dan mengajukannya untuk reimbursement. Ini dapat mengaburkan batas antara keuangan pribadi dan keuangan perusahaan.
- Pengeluaran Berlebih: Menjauhi praktik membuat bukti pengeluaran palsu dengan menambahkan atau memperbesar jumlah nominal pada pengeluaran yang sebenarnya. Tindakan ini dapat mengakibatkan ketidakakuratan laporan keuangan perusahaan.
Itulah hal-hal yang harus Anda hindari untuk memastikan bahwa proses pengajuan reimbursement berlangsung dengan etika yang baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Penting untuk menjaga integritas dalam setiap langkah transaksi keuangan demi keberlanjutan dan kepercayaan dalam lingkungan kerja.
Penutup
Setidaknya itu dia ulasan tentang apa itu reimburse, jenis, dan cara mengajukannya. Dari ulasan tersebut maka bisa disimpulkan jika remiburse adalah hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan berdasarkan kesepakatan bersama antara pihak perusahaan dan karyawan. Semoga bermanfaat!
