Cara Mudah Membuat Kwitansi Pembayaran yang Bisa Anda Coba!

DoranDev Kwitansi merupakan bukti legalitas jual beli oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Dalam sebuah kwitansi terdapat tanda tangan pihak tersebut sebagai syarat sah bukti transaksi. Kwitansi inilah yang berguna sebagai laporan keuangan. Lalu, tahukah Anda bagaimana cara membuat kwitansi pembayaran?

Tidak banyak orang yang menjadikan kwitansi sebagai hal yang penting dalam sebuah transaksi. Namun dalam proses jual-beli dengan skala besar seperti bisnis dan grosir, kwitansi menjadi hal penting untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran. Keduanya merupakan komponen yang dibutuhkan dalam pembukuan. 

Untuk membuat kwitansi, Anda bisa menggunakan format yang sudah ada. Anda juga bisa menambahkan logo perusahaan dalam format tersebut. Simak ringkasan berikut ini mengenai cara membuat kwitansi pembayaran.

Apa Itu Kwitansi Pembayaran?

Tahukah Anda apa itu kwitansi dan apa fungsinya? Kwitansi merupakan sebuah bukti pembayaran dalam sebuah transaksi jual beli. Kwitansi memuat rincian mulai dari tanggal transaksi, tujuan pembayaran, nominal pembayaran, dan tempat terjadinya transaksi. Dalam kwitansi juga termuat tanda tangan pihak yang bersangkutan. Paling tidak dari pihak penjual dan pihak pembeli. 

Kwitansi diperlukan oleh pihak-pihak yang bersangkutan dalam jual beli. Oleh karena itu, paling tidak kwitansi terdiri dari dua hingga tiga lembar. Lembar pertama untuk pembeli dan lembar kedua untuk penjual.Untuk bertransaksi secara aman dengan menggunakan kwitansi, Anda perlu memperhatikan hal-hal di bawah ini :

  • Hindari memberikan kwitansi yang masih kosong.
  • Tulis nama penerima dengan lengkap.
  • Tambahkan tanda pada barang terakhir yang dijual atau dibeli untuk menghindari adanya penambahan yang berpotensi merugikan.
  • Tempatkan tanggal dan tempat di sebalah nama penerima.
  • Jika memerlukan stempel, bubuhkan pada bagian yang ditandatangani
  • Bedakan antara nama penerima dan pembelian.

Baca juga: Memisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis. Bagaimana Caranya?

Manfaat dan Fungsi Kwitansi Pembayaran

Dalam sebuah bisnis, transaksi yang dilakukan tanpa kwitansi dianggap ilegal. Proses jual beli dalam bisnis membutuhkan kwitansi sebagai bukti pembayaran oleh pembeli dan penerima uang dari pihak penjual. Dengan kwitansi, pembukuan akan lebih jelas berapa nominal dan kepada siapa pengeluaran terjadi.

Kwitansi tidak hanya digunakan dalam transaksi bisnis, melainkan juga jasa persewaan. Baik sewa barang maupun tempat, keduanya juga memerlukan  kwitansi untuk dimasukkan dalam pembukuan.

Karena begitu pentingnya kwitansi, terkadang ada beberapa pihak tidak bertanggung jawab menyalahgunakannya dalam bentuk kwitansi kosong. Kwitansi kosong merupakan kwitansi yang belum diisi nominal, tujuan pembayaran, dan pihak yang yang bersangkutan. Pihak yang tidak bertanggung jawab tersebut akan mengisinya sesuka hati atau bahkan transaksi fiktif untuk mendapatkan keuntungan.

Baca juga: Ide Bisnis dengan Modal Minim Hingga Tanpa Modal

Jenis-Jenis Kwitansi

Menurut kegunaannya, jenis kwitansi terbagi menjadi kwitansi tanda terima, kwitansi transaksi produk, kwitansi cash receipt, kwitansi transfer uang, dan kwitansi serah terima uang. Dari berbagai jenis transaksi tersebut, jenis kwitansi yang paling sering digunakan adalah kwitansi transaksi produk.

Kwitansi tanda terima merupakan kwitansi yang berfungsi sebagai bukti angsuran atau cicilan. Sedangkan kwitansi transaksi produk merupakan kwitansi yang berisi tentang produk yang telah dibeli konsumen. Selanjutnya, kwitansi cash receipt berisi mengenai penjelasan dana masuk dan keluar untuk diaudit. 

Kwitansi transfer merupakan tanda terima dari pihak bank untuk nasabah. Terakhir, kwitansi serah terima uang. Biasanya dalam tanda terima ini Anda harus menentukan jumlah yang tersisa untuk seseorang, lembaga, ataupun perusahaan.

Baca juga: Jenis – Jenis Software yang Dibutuhkan Perusahaan

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

Sarapan

Untuk membuat kwitansi pembayaran, Anda dapat melakukannya dengan mudah menggunakan PC atau Laptop. Anda dapat mengubah dari format yang sudah ada maupun membuat baru dengan memasukkan format seperti : nomor kwitansi, nama lengkap, jumlah pembayaran, waktu transaksi, tujuan pembayaran, cap atau stempel, dan materai bila perlu. Untuk membuat kwitansi pembayaran baru, Anda dapat mengikuti cara di bawah ini : 

  1. Buka Microsoft Word pada PC atau laptop anda, lalu ubah format ukuran kertas menjadi A6.
  2. Ketikkan nama, tanggal transaksi, dan nama toko atau bisnis anda.
  3. Buat tabel dengan 4 kolom sebagai penempatan nomor, nama barang, jumlah, dan nominal; dan 5 atau lebih baris.
  4. Tambahkan 1 kolom untuk bagian total.
  5. Tambahkan catatan dan bagian tanda tangan.

Baca juga: 6 Manfaat & Cara Memiliki Website untuk Toko Online

Aplikasi Kasir Digital JEPOS

Di era yang serba digital saat ini, Anda tidak perlu repot membuat kwitansi pembayaran secara manual. Kini tersedia aplikasi kasir digital yang memudahkan anda untuk mencatat transaksi di bisnis Anda. Dengan menggunakan aplikasi kasir digital Anda bisa langsung mencatat transaksi secara otomatis, sehingga dapat dikerjakan dalam waktu yang singkat.

Salah satu aplikasi kasir digital yang merupakan aplikasi kasir digital terdepan di Indonesia adalah JEPOS. Aplikasi berbasis website ini dapat mendata penjualan dengan akurat dengan tampilan yang simpel, sehingga Anda dapat mengatur pesanan dengan lebih efisien.

Baca juga: 4 Tips Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Penutup

Itulah ulasan mengenai cara mudah membuat kwitansi pembayaran yang bisa anda coba!. Gunakan POS kasir digital JEPOS untuk memudahkan transaksi bisnis Anda. Dapatkan juga berbagai perlengkapan laptop dan komputer lainnya seperti untuk keperluan dan kebutuhan perusahaan Anda di DoranDev. Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi CS kami di 0821-4347-6467

 

Penulis: Roziana Lailatul Hidayah ( Universitas Airlangga)
Editor: Irfantoni Listiyawan