DoranDev – Peran invoice dalam bisnis bukanlah hanya untuk kebutuhan administratif saja, tetapi juga menjadi bagian penting untuk menjaga kelancaran operasional bisnis lebih efisien. Sebagai dokumen yang mencatat transaksi pelanggan, invoice yang jelas dan mudah dipahami dapat membantu Anda mempercepat proses pembayaran. Lantas, bagaimana cara membuat invoice dengan mudah untuk pemula? Simak artikel berikut!
Cara Membuat Invoice
Invoice adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan dan memberikan informasi detail kepada pelanggan mengenai layanan yang telah dibeli. Berikut adalah beberapa cara membuat invoice yang dapat Anda ikuti.
1. Judul Invoice
Judul adalah elemen pertama yang harus Anda perhatikan saat membuat invoice. Judul invoice biasanya terletak di bagian atas tengah dokumen dan menggunakan huruf kapital untuk memudahkan pembaca melihatnya.
Pastikan pemilihan kalimat judul harus jelas dan spesifik agar memudahkan penjual maupun pembeli memahami transaksi. Sebagai contoh, jika Anda menjual berbagai merek laptop dan ada yang membelinya, maka Anda bisa membuat judul Invoice seperti “Invoice Pembelian Laptop Asus”.
Baca juga: Fungsi dan Contoh Invoice Pembayaran, Panduan untuk Pemula
2. Identitas Pembeli
Langkah berikutnya dalam membuat invoice adalah menuliskan identitas pembeli atau pihak yang wajib melunasi pembayaran. Tuliskan nama lengkap dan alamat pembeli dengan jelas di bawah judul atau di sisi kiri dokumen. Informasi ini penting untuk mengetahui dengan pasti kepada siapa tagihan ditujukan dan pembeli pun dapat dengan mudah mengenali tagihan yang perlu dilunasi.
Pastikan data yang Anda tuliskan sudah benar dan sesuai, terlebih jika ada detail tambahan seperti nomor telepon atau email. Dengan begitu, Anda dapat memproses administrasi lebih cepat dan menciptakan transparansi antara Anda dan pembeli dalam mengurangi kesalahpahaman terkait tagihan yang diajukan.
3. Identitas Penjual
Selain identitas pembeli, Anda juga perlu menuliskan identitas penjual. Tuliskan nama dan alamat Anda sebagai penjual di bagian bawah identitas pembeli agar pembeli mengetahui dengan jelas kepada siapa pembayaran harus dilakukan. Tujuannya adalah untuk memudahkan pembeli saat ingin melacak atau mengkonfirmasi pembayaran.
Adapun identitas penjual yang dapat Anda tulis meliputi nama usaha, alamat lengkap, nomor telepon hingga email. Meski sebagian orang lebih memilih memasukan nama usaha dan nomor telepon saja, tidak ada salahnya juga jika Anda menuliskan identitas secara lengkap mengenai usaha Anda agar terlihat lebih profesional dan memudahkan proses administrasi antara kedua belah pihak.
4. Daftar Layanan yang Dijual
Setelah identitas pembeli dan penjual sudah dibuat, selanjutnya Anda perlu mencantumkan rincian secara jelas mengenai layanan yang dijual agar tidak terjadi kesalahpahaman. Jika produk yang dijual berupa barang, tuliskan nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga keseluruhan.
Sedangkan untuk jasa, cantumkan nama proyek, deskripsi pekerjaan, serta tarif yang telah disepakati. Agar informasi lebih terstruktur dan mudah dibaca, Anda dapat menggunakan tabel untuk memisahkan setiap detail dalam kolom seperti nama produk/jasa, jumlah, harga satuan, dan total. Dengan begitu, tampilan invoice Anda akan terlihat rapi dan mudah dipahami.
Baca juga: Apa Itu Point Of Sale dan Manfaatnya untuk Bisnis?
5. Tanggal Transaksi
Agar invoice yang dibuat semakin akurat, Anda juga bisa mencantumkan tanggal untuk mencatat periode invoice dan membantu penyusunan laporan keuangan. Anda dapat memulainya dengan mencatat beberapa jenis tanggal seperti tanggal pembelian produk, tanggal penggunaan jasa, tanggal dikeluarkannya invoice, serta tanggal batas pelunasan.
Selain itu, Anda juga perlu tahu bahwa khusus untuk tanggal batas pelunasan, pastikan Anda telah menyepakatinya bersama pembeli. Tujuannya adalah agar kedua belah pihak saling memahami mengenai tenggat waktu pembayaran yang sudah disepakati bersama.
6. Nomor Invoice
Selanjutnya adalah nomor invoice yang menjadi komponen penting saat membuat invoice. Nomor ini berfungsi sebagai kode unik untuk setiap transaksi sehingga memudahkan Anda dalam melacak dan mengelola dokumen keuangan lebih teratur.
Anda dapat membuat nomor invoice menggunakan kombinasi kode khusus seperti inisial usaha atau jenis transaksi yang diikuti dengan deretan angka berurutan. Sebagai contoh, jika Anda mendapatkan invoice pertama di tahun 2024, maka penulisan invoice bisa seperti “INV-2024-001”.
7. Ketentuan Pembayaran
Langkah terakhir dan yang paling utama adalah membuat rincian ketentuan pembayaran secara jelas dan detail sesuai kesepakatan dengan pembeli. Anda perlu mencantumkan informasi mengenai jangka waktu pembayaran, seperti Net 30 (n/30) yang berarti pelunasan harus dilakukan dalam waktu 30 hari sejak tanggal invoice diterbitkan.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan informasi mengenai biaya penalti jika pembayaran melewati jangka waktu yang telah ditentukan. Pastikan rincian ini ditulis secara jelas agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Dengan begitu, proses transaksi Anda dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya keterlambatan pembayaran.
Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Invoice Terbaik 2024
Penutup
Itulah beberapa cara membuat invoice yang efektif untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan proses pencatatan transaksi menjadi lebih mudah, profesional, dan terorganisir. Jika Anda ingin menghemat lebih banyak waktu dan tenaga, menggunakan aplikasi bisnis online dari DoranDev bisa menjadi solusi terbaik.
Aplikasi ini tidak hanya mempermudah melakukan transaksi, tetapi juga membantu mengelola berbagai aspek bisnis lainnya seperti stok, mengadakan promosi, dan manajemen pelanggan. Yuk, optimalkan bisnis Anda sekarang dengan DoranDev dan rasakan manfaatnya!
