Apa Itu Digital Signature dan Manfaatnya untuk Dunia Bisnis

DoranDev – Tanda tangan adalah salah satu bukti keabsahan dokumen dalam bisnis dan aktivitas tertentu. Namun, tanda tangan basah atau konvensional terkadang terdapat kendala dalam pelaksanaannya. Terutama jika kedua belah pihak berada di tempat berbeda.

Oleh karena itu, kini banyak perusahaan maupun instansi menggunakan tanda tangan digital. Apa itu digital signature, cara kerja, hingga manfaatnya? Anda dapat menyimak ulasannya dalam artikel kali ini hingga tuntas.

Apa Itu Digital Signature?

Apa itu digital signature atau tanda tangan digital dapat diartikan sebagai sebuah metode kriptografi yang digunakan untuk memverifikasi integritas, keaslian, dan otentikasi dokumen elektronik atau informasi digital.

Dalam konteks ini, digital signature sering digunakan untuk mengamankan transaksi online, mengesahkan dokumen elektronik, dan memastikan identitas pengirim. Seiring perkembangan dan penggunaannya, tanda tangan digital ini terbagi dalam tiga jenis yakni simple, basic, dan advanced and qualified. Penjelasannya yakni:

1. Tanda tangan digital simple adalah contoh sederhana dan tidak dilindungi enkripsi. Misalnya saja tanda tangan basah yang difoto/scan kemudian ditempelkan dalam dokumen. Kelemahan tanda tangan ini meskipun praktis di sisi lain juga mudah dipalsukan.
2. Tanda tangan digital basic merupakan tanda tangan yang bisa menampilkan perubahan ketika dokumen ditandatangani. Biasanya menggunakan sebuah teknik kriptografi asimetris. Selain itu, tidak menggunakan proses otentifikasi dua langkah. Hal itu terkadang membuat tanda tangan dianggap kurang sah.
3. Advanced and qualified adalah jenis tanda tangan digital yang paling aman. Karena menggunakan dua kunci (key) dan proses kriptografi asimetris. Selain lebih aman, keabsahannya pun diakui layaknya tanda tangan basah.

Baca juga: Apa Itu Meterai Elektronik? Ini Fungsi dan Keunggulannya!

Cara Kerja Tanda Tangan Digital

Walaupun terlihat sederhana, tanda tangan digital memiliki cara kerja yang tidak sederhana. Namun, dengan proses ini justru bisa meningkatkan keamanannya untuk dokumen penting dalam dunia bisnis. Adapun cara kerja dan tahapan dari digital signature ini adalah:

1. Proses pembuatan kunci (key). Di sini pengguna tanda tangan digital harus memiliki kunci khusus yakni kunci privat (private key) dan kunci publik (public key). Kunci privat harus dijaga dengan aman oleh pemilik, sementara kunci publik dapat didistribusikan secara bebas kepada pihak lain.
2. Proses pembuatasn hash. Yakni dokumen yang akan ditandatangani diacak menggunakan fungsi hash kriptografis. Fungsinya adalah untuk menghasilkan nilai yang unik pada tiap dokumen. Atau dengan kata lain seperti sidik jari di dokumen.
3. Proses enkripsi tanda tangan. Setelah proses hash selesai, maka pengirim tanda tangan menggunakan kunci pivat untuk mengenkripsi hash. Proses enkripsi ini menghasilkan tanda tangan digital yang unik dan terikat dengan dokumen tersebut.
4. Proses pelampiran tanda tangan. Tanda tangan digital yang dihasilkan kemudian dilampirkan ke dokumen asli. Ini dapat dilakukan dengan menyisipkan tanda tangan digital langsung ke dokumen atau dengan menciptakan file terpisah yang berisi tanda tangan digital.
5. Verifikasi tanda tangan digital. Di sini peneruma dokumen bisa melakukan verifikasi tanda tangan digital dengan mengguakan public key. Lalu, penerima akan menghasilkan hash dokumen diterima dan sama dengan pengirim.
6. Proses pembandingan hasil tanda tangan. Penerima bisa membandingkan hasil dekripsi tanda tangan digital dengan hash dokumen yang dihasilkan. Jika hasil dekripsi tersebut sama dengan hash dokumen, maka tanda tangan digital dianggap valid. Di samping itu, menunjukkan bahwa dokumen tidak diubah setelah ditandatangani dan identitas pengirim dapat dipercaya.

Baca juga: Mengenal Kontrak Elektronik dalam Bisnis dan Pekerjaan

Manfaat dan Keuntungan bagi Dunia Bisnis

Setelah Anda mengetahui tentang apa itu digital signature atau tanda tangan digital, penting pula diketahui apa saja manfaat dan keuntungan penggunaan fitur ini untuk bisnis. Berikut beberapa di antaranya:

1. Lebih aman dan integritas terjaga. Hal ini karena tanda tangan digital menggunakan teknik kriptografi yang kuat untuk melindungi dokumen dan memastikan integritasnya. Ini meminimalkan risiko perubahan atau pemalsuan dokumen yang dapat terjadi selama proses transaksi.
2. Produktivitas dan efisiensi yang lebih baik. Menggunakan digital signature membuat proses verifikasi dokumen lebih cepat. Di samping itu, dapat mengurangi kebutuhan untuk mencetak, mengirim, atau menyimpan fisik dokumen. Ini menghemat waktu, biaya, dan usaha yang terkait dengan proses manual tradisional.
3. Memangkas birokrasi yang rumit dalam bisnis. Tanda tangan digital memungkinkan bisnis untuk mengotomatisasi proses yang melibatkan persetujuan. Dokumen dapat dikirim, ditandatangani, dan diverifikasi secara elektronik, dimana hal tersebut mempercepat alur kerja dan mengurangi keterlambatan terkait dengan proses manual yang birokratis.
4. Sulit untuk dipalsukan dan keaslian terjaga. Dengan menggunakan kunci privat yang unik, tanda tangan digital hanya dapat dibuat oleh pemilik kunci tersebut, dan tanda tangan digital yang sah tidak dapat dipalsukan. Hal itu akan memperkuat kepercayaan antara pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis.
5. Transaksi lebih mudah dan cepat. Dokumen dapat ditandatangani secara elektronik dan dikirimkan dalam hitungan menit, mengurangi waktu yang diperlukan untuk proses manual yang terkadang memerlukan waktu hingga berhari-hari.
6. Legalitas hukum diakui dan tidak melanggar hukum. Tanda tangan digital diakui secara hukum di banyak yurisdiksi dan sering kali memiliki status yang setara dengan tanda tangan tinta. Dengan demikian, penggunaan tanda tangan digital memastikan kepatuhan bisnis terhadap persyaratan hukum. Termasuk legalitas dokumen sebagai bukti di persidangan dan proses penyidikan ketika terjadi kasus tertentu.
7. Lebih ramah lingkungan. Dengan mengurangi penggunaan kertas dan proses manual, tanda tangan digital membantu mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan. Seperti penggunaan kertas yang berlebihan.

Baca juga: 7  Manfaat Chatbot untuk Perkembangan Bisnis Perusahaan

Kesimpulan

Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa digital signature atau tanda tangan digital menjadi inovasi baru dalam bisnis, khususnya untuk urusan pemberkasan dokumen penting. Untuk menggunakannya, ada berbagai aplikasi tanda tangan digital yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan dan keperluan bisnis.

Lengkapi pula berbagai software untuk kantor dan bisnis Anda dari DoranDev. Mulai dari absesnsi karyawan, marketplace, aplikasi kasir dan lainnya. Semua software dari kami juga bisa dicustom pengaturannya sesuai kebutuhan. Konsultasikan keinginan Anda bersama kami dengan via WhatsApp dengan cara klik di sini.