Doran Dev – Surat penawaran barang memiliki peran untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain dalam bisnis. Pada umumnya, surat tersebut berisikan penjelasan barang yang akan ditawarkan beserta dengan rincian harganya. Tentunya, setiap perusahaan yang bergerak di bidang industri perdagangan perlu mengetahui struktur dan contoh surat penawaran barang yang baik dan benar.
Proses pengeluaran surat penawaran barang biasanya dimulai dari permintaan konsumen, baik bisnis maupun perseorangan terkait barang atau jasa yang dimiliki perusahaan. Setelah menerima permintaan tersebut, perusahaan akan mengeluarkan surat penawaran barang yang menyebutkan informasi rinci terkait spesifikasi, harga hingga kesanggupan pengiriman kepada calon konsumen. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui surat penawaran barang lebih lengkap beserta contohnya.
Struktur Surat Penawaran Barang
Sebagai dokumen formal dalam perusahaan, tentu ada struktur dan komponen yang harus ada di dalam surat. Untuk lebih jelasnya, dapat Anda lihat melalui struktur surat penawaran barang berikut :
- Nama perusahaan yang memberikan penawaran barang.
- Nama, jenis, kualitas, merek, jumlah dan spesifikasi terkait barang atau produk yang ditawarkan.
- Jumlah stok barang dan kapan dapat disediakan untuk konsumen
- Surat penawaran harga barang atau jasa.
- Jika ada kemudahan dapat juga dicantumkan beserta dengan persyaratan untuk mendapatkannya misal gratis ongkos kirim, layanan after sales atau garansi.
- Metode pembayaran yang digunakan
- Cara pengiriman barang atau produk kepada konsumen
- Melampirkan dokumen kelengkapan perusahaan yang mungkin dibutuhkan oleh konsumen seperti SIUP dan NPWP.
Baca juga : Contoh Absensi Karyawan Harian Manual yang Harus Dicoba Oleh Perusahaan!
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
Berikut ini cara membuat surat penawaran barang secara rinci yang dapat Anda coba.
1. Kop atau kepala surat
Dalam dokumen formal, kop surat berfungsi sebagai identitas satu perusahaan sehingga penerima dapat mengetahui informasi terkait pengirimnya. Informasi dasar yang harus ada dalam kop surat antara lain:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon dan alamat email yang dapat dihubungi
2. Identitas surat
Identitas surat umumnya berguna untuk mengetahui tujuan dari surat tersebut serta memudahkan perusahaan dalam proses administrasi. Berikut ini bagian dari identitas surat.
- Tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Alamat tujuan surat
3. Pembuka
Setelah membuat dua bagian sebelumnya, dilanjutkan pada bagian pembuka surat. Untuk bagian ini, Anda dapat menuliskan alasan atau tujuan dari pengiriman surat penawaran. Dalam pembukaan juga Anda bisa menjelaskan tentang perusahaan secara singkat.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi dan Cara untuk Jualan Online Tanpa Modal
4. Isi surat
Inti surat penawaran barang menjelaskan secara detail penawaran yang Anda berikan.
- Nama barang atau produk yang ditawarkan
- Merek
- Spesifikasi
- Unit yang tersedia
- Tanggal tersedia
- Harga yang ditawarkan
- Metode pembayaran
5. Penutup surat
Pada bagian akhir ini, sebisa mungkin Anda gunakan kalimat yang persuasif agar memberikan kesan kepada calon konsumen. Bagian penutup menjadi kesempatan terakhir Anda meyakinkan calon konsumen.
Baca juga: 5 Rekomendasi Aplikasi CRM 2023 untuk Bisnis Anda!
Contoh Surat Penawaran Barang
Berikut ini beberapa contoh surat penawaran barang yang bisa Anda jadikan sebagai referensi. Dari semua contoh surat penawaran barang di bawah ini, Anda bisa memilih salah satu untuk dijadikan sebagai acuan dalam membuat surat penawaran barang di perusahaan Anda. Inti dari isi surat penawaran barang tersebut adalah mempersuasi pihak kedua untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan.
Karena pada umumnya, seluruh format atau struktur surat penawaran barang sama saja, yang membedakan adalah produk barang yang ditawarkannya saja. Anda bisa menyesuaikannya sesuai dengan barang yang perusahaan Anda sediakan.
1. Penawaran Alat Tulis Kantor
Jika perusahaan Anda merupakan penyedia barang-barang keperluan kantor, Anda dapat mengajukan diri dalam lelang atau menawarkan barang melalui surat penawaran barang keperluan kantor seperti contoh di atas.
Baca juga: 9 Manfaat Kartu Nama Bisnis bagi Profesional dan Perusahaan
2. Penawaran Barang Elektronik
Barang elektronik bukan hanya kebutuhan konsumen per orangan. Bagi perusahaan penyedia barang-barang elektronik, Anda dapat mengajukan melalui surat penawaran barang elektronik seperti contoh di atas.
3. Penawaran Barang Furnitur
Untuk contoh surat penawaran barang furniture, Anda bisa jadikan surat di atas sebagai referensi. Namun, Anda bisa juga menambahkan spesifikasi lengkap beserta harganya agar perusahaan yang ditawarkan bisa dengan mudah mengetahui informasi secara utuh.
4. Penawaran Produk Medis
Jika perusahaan Anda bergerak di bidang medis, Anda dapat mengajukan produk perusahaan Anda denganmenawarkan barang melalui surat penawaran barang medis seperti contoh di atas.
5. Penawaran Produk Kosmetik
Bagi perusahaan yang menyediakan produk kosmetik atau kecantikan, Anda dapat mengajukan diri dalam lelang atau menawarkan barang melalui surat penawaran barang kosmetik seperti contoh di atas.
Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online dengan Fitur Terbaik
Penutup
Itulah beberapa contoh surat penawaran barang yang dapat Anda jadikan sebagai referensi. Buat perusahaan Anda semakin maju dengan membuat website atau aplikasi khusus usaha Anda hanya di DoranDev. Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi CS kami di sini. Temukan juga berbagai produk DoranDev lainnya untuk kemudahan bisnis Anda.
Penulis : Putri Nurul Iman
Editor : Irfantoni Listiyawan
