DoranDev – Inventory control menjadi bagian penting dalam operasional bisnis untuk memastikan jumlah, kondisi, lokasi, dan pencatatan stok tetap sesuai dengan kondisi aktual. Proses ini membantu bisnis mengelola keluar-masuk barang sekaligus mengurangi risiko selisih antara data sistem dan stok fisik. Lantas, apa itu inventory control dan bagaimana penerapannya dalam bisnis? Selengkapnya, simak pembahasannya di bawah ini.
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah proses pengendalian persediaan untuk memastikan stok yang tercatat sesuai dengan barang yang benar-benar tersedia. Fokusnya berada pada tingkat operasional sehingga bisnis dapat mengetahui jumlah barang yang dimiliki dan lokasi penyimpanannya. Selain itu, proses ini membantu menemukan perbedaan antara catatan stok dan kondisi fisik agar dapat segera ditangani.
Penerapannya dapat dilakukan melalui penghitungan fisik dan cycle counting serta penggunaan barcode untuk membantu pencatatan. Ketika ditemukan selisih, data persediaan dapat disesuaikan agar kembali sesuai dengan kondisi aktual. Pergerakan barang juga perlu dipantau secara rutin sehingga masalah stok dapat ditemukan lebih cepat sebelum berkembang menjadi kendala operasional yang lebih besar.
Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management
Inventory control dan inventory management memiliki cakupan yang berbeda meskipun keduanya sama-sama berkaitan dengan persediaan. Inventory management mencakup proses yang lebih luas mulai dari pembelian dan penyimpanan hingga produksi, penjualan, serta pengisian kembali stok. Tujuannya adalah memastikan produk yang tepat tersedia di tempat dan waktu yang tepat sekaligus membantu mengurangi risiko seperti stockout dan overselling.
Di sisi lain, inventory control lebih berfokus pada persediaan yang sudah dimiliki bisnis. Prosesnya mencakup pengecekan jumlah barang agar sesuai dengan catatan serta memastikan barang berada di lokasi yang benar. Jika ditemukan selisih antara data dan stok fisik maka perbedaan tersebut perlu ditemukan dan ditindaklanjuti. Jadi, inventory control merupakan salah satu bagian penting dari inventory management secara keseluruhan.
Baca juga: Pooling dalam Pengiriman Barang: Cara Kerja dan Manfaatnya
Cara Inventory Control yang Benar
Inventory control penting untuk menjaga akurasi data stok sekaligus mencegah masalah dalam proses pemenuhan pesanan. Pengendalian stok juga membantu bisnis menemukan penyebab selisih antara catatan dan kondisi fisik barang sehingga dapat segera diperbaiki. Lantas, bagaimana cara melakukan inventory control yang penting bagi bisnis? Selengkapnya, simak pembahasannya di bawah ini.
1. Memastikan Jumlah Stok Sesuai dengan Kondisi Fisik
Salah satu tugas utama inventory control adalah membandingkan jumlah barang yang tercatat dengan jumlah barang yang benar-benar tersedia. Proses ini dapat dilakukan melalui penghitungan fisik atau metode cycle counting. Tujuannya adalah mengetahui apakah data dalam sistem benar-benar mencerminkan kondisi stok di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan lainnya.
Ketika ditemukan perbedaan, bisnis sebaiknya tidak langsung mengubah angka dalam sistem tanpa mencari penyebabnya. Selisih perlu diperiksa agar perusahaan mengetahui apakah masalah berasal dari kesalahan pencatatan, barang yang hilang, proses penerimaan, perpindahan stok, atau faktor lainnya. Setelah penyebabnya dipahami, data dapat disesuaikan agar kembali mencerminkan jumlah persediaan yang sebenarnya.
2. Melakukan Cycle Counting Secara Berkala
Cycle counting merupakan salah satu metode yang dapat digunakan dalam inventory control. Berbeda dengan stock take yang menghitung seluruh persediaan pada waktu tertentu, cycle counting dilakukan dengan menghitung sebagian stok secara berkala. Metode ini memungkinkan bisnis melakukan pengecekan secara rutin tanpa harus menghentikan seluruh aktivitas operasional untuk menghitung semua barang sekaligus.
Frekuensi cycle counting dapat disesuaikan dengan karakteristik barang dan kebutuhan bisnis. Barang yang memiliki nilai tinggi atau pergerakan cepat dapat diperiksa lebih sering dibandingkan dengan barang dengan pergerakan rendah. Dengan cara tersebut, sumber daya untuk melakukan pengecekan dapat diarahkan pada persediaan yang memiliki dampak lebih besar terhadap operasional.
3. Menggunakan Sistem Pencatatan Stok yang Konsisten
Inventory control akan lebih sulit dilakukan jika pencatatan stok masih tersebar dan tidak memiliki prosedur yang jelas. Setiap barang yang masuk, keluar, dikembalikan, dipindahkan, atau mengalami penyesuaian perlu tercatat secara konsisten. Dengan catatan yang rapi, bisnis dapat lebih mudah membandingkan data sistem dengan kondisi fisik ketika melakukan pemeriksaan.
Bisnis juga dapat menggunakan software inventory management untuk membantu proses tersebut. Sistem digital dapat membantu mencatat pergerakan stok dan memberikan gambaran mengenai jumlah persediaan di berbagai lokasi. Namun, penggunaan software tidak menghilangkan kebutuhan untuk melakukan pengecekan fisik karena data sistem tetap perlu dibandingkan dengan kondisi barang yang sebenarnya.
Baca juga: Purchasing Staff Adalah Pilar Pengadaan: Tugas, Level, dan Skill Utama
4. Gunakan Barcode untuk Mengurangi Kesalahan Pencatatan
Barcode dapat digunakan untuk membantu proses identifikasi dan pencatatan barang. Dengan memindai barcode ketika barang diterima, dipindahkan, atau dikeluarkan, bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada input manual. Penggunaan teknologi seperti barcode scanner juga disebut sebagai salah satu cara untuk membantu meningkatkan akurasi inventory.
Namun, barcode bukan berarti seluruh proses inventory control otomatis menjadi akurat. Data produk dan prosedur penggunaannya tetap harus dikelola dengan benar. Jika barang salah diberi label atau proses pemindaian tidak dilakukan secara konsisten, perbedaan antara data sistem dan stok fisik masih dapat terjadi.
5. Atur Lokasi Penyimpanan Barang
Pengendalian stok tidak hanya berkaitan dengan jumlah barang, tetapi juga lokasi penyimpanannya. Barang yang sebenarnya tersedia dapat terlihat seperti hilang apabila ditempatkan di lokasi yang tidak sesuai atau tidak tercatat dengan benar. Kondisi gudang yang tidak terorganisasi juga membuat proses penghitungan dan pencarian barang menjadi lebih sulit.
Karena itu, setiap SKU sebaiknya memiliki lokasi penyimpanan yang jelas sesuai sistem yang digunakan bisnis. Label rak dan area penyimpanan dapat membantu karyawan menemukan barang dengan lebih cepat. Penataan yang konsisten juga membuat proses stock counting menjadi lebih mudah karena tim dapat memeriksa barang berdasarkan lokasi yang sudah ditentukan.
6. Pantau Selisih antara Stok Sistem dan Stok Fisik
Selisih stok merupakan salah satu indikator yang perlu diperhatikan dalam inventory control. Ketika sistem mencatat jumlah yang berbeda dengan hasil penghitungan fisik, bisnis perlu melakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya. Selisih yang muncul berulang kali pada produk atau lokasi tertentu dapat menjadi tanda adanya masalah dalam proses operasional.
Pencatatan selisih juga dapat membantu perusahaan melihat pola masalah dari waktu ke waktu. Misalnya, jika produk tertentu sering mengalami kekurangan setelah proses penerimaan, perusahaan dapat memeriksa kembali prosedur receiving. Dengan begitu, inventory control tidak hanya berfungsi untuk mengetahui jumlah stok, tetapi juga membantu menemukan titik lemah dalam proses kerja.
Baca juga: Apa itu DEI? Panduan Lengkap untuk Produktivitas Bisnis Anda
7. Kontrol Barang Masuk dan Keluar
Setiap pergerakan barang dapat memengaruhi jumlah persediaan. Barang yang diterima dari pemasok menambah stok, sedangkan barang yang terjual, digunakan, dikirim, atau dipindahkan ke lokasi lain akan mengubah posisi persediaan. Karena itu, inventory control membutuhkan pencatatan yang konsisten terhadap berbagai aktivitas tersebut.
Kontrol terhadap barang masuk juga penting karena kesalahan pada tahap awal dapat terbawa ke proses berikutnya. Jumlah yang diterima harus sesuai dengan dokumen dan kondisi barang yang sebenarnya sebelum stok dicatat. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan baik, data inventaris dapat langsung tidak akurat sejak awal.
8. Pantau Barang Rusak, Hilang, dan Selisih
Tidak semua persediaan yang tercatat sebagai stok masih berada dalam kondisi siap digunakan atau dijual. Barang dapat mengalami kerusakan, kehilangan, atau perubahan kondisi sehingga perlu dicatat dan ditindaklanjuti. Sistem inventory control perlu memiliki prosedur untuk mencatat perubahan tersebut agar jumlah stok yang tersedia tidak terlihat lebih tinggi dari kondisi sebenarnya.
Pencatatan tersebut juga membantu bisnis memahami penyebab berkurangnya persediaan. Jika jumlah barang rusak atau hilang meningkat, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan terhadap proses penyimpanan dan penanganan barang. Data dari inventory control kemudian dapat digunakan untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
9. Gunakan Data Inventory untuk Pengambilan Keputusan
Inventory control menghasilkan data yang dapat digunakan untuk memahami kondisi persediaan. Data tersebut dapat menunjukkan produk yang sering mengalami selisih, barang yang bergerak cepat, lokasi yang memiliki masalah pencatatan, hingga pola perubahan stok. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan melakukan perbaikan proses berdasarkan kondisi yang benar-benar terjadi.
Meski begitu, inventory control tidak sama dengan proses perencanaan persediaan secara keseluruhan. Data dari inventory control dapat menjadi salah satu dasar untuk keputusan pembelian dan replenishment, tetapi keputusan tersebut tetap perlu mempertimbangkan permintaan, lead time pemasok, dan faktor operasional lainnya. Oracle menjelaskan bahwa pengelolaan inventaris perlu menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan biaya yang muncul karena menyimpan persediaan.
Baca juga: Apa Itu Business Process Outsourcing (BPO)? Ini Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
Penutup
Inventory control membantu bisnis menjaga persediaan tetap akurat sekaligus mengurangi risiko selisih antara data sistem dan kondisi fisik barang. Penerapannya dapat dilakukan melalui pengecekan stok secara berkala, pencatatan yang konsisten, penggunaan barcode, penataan lokasi penyimpanan, hingga pemantauan barang masuk dan keluar. Dengan pengendalian yang baik, bisnis dapat mengetahui kondisi persediaan dengan lebih jelas dan mendukung kelancaran operasional.
Jika Anda membutuhkan solusi teknologi untuk membantu mengelola sistem inventory dan mendukung operasional bisnis, DoranDev siap membantu sesuai kebutuhan Anda. Untuk mengetahui layanan dan solusi yang tersedia, hubungi customer service DoranDev melalui WhatsApp untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
