DoranDev – Dalam dunia bisnis yang kompetitif, manajemen waktu dan kehadiran karyawan adalah kunci dalam menjaga produktivitas perusahaan tetap optimal. Untuk mempermudah proses ini, Anda perlu membuat format absensi karyawan Excel yang efisien. Dengan begitu, Anda bisa dengan mudah melacak kehadiran karyawan dengan mudah. Berikut ini cara membuat format absensi yang dapat dijadikan referensi.
Cara Membuat Format Absensi Karyawan Excel
Membuat format absensi karyawan di Excel adalah langkah penting dalam mengelola kehadiran staf Anda. Dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat menciptakan lembar kerja yang efisien untuk mencatat masuk dan keluar karyawan, cuti, serta absensi. Simak selengkapnya berikut ini
1. Buka Dokumen Baru di Microsoft Excel
Langkah pertama dalam membuat format absensi karyawan di Excel adalah membuka program Microsoft Excel dan membuat dokumen baru. Dengan membuka lembar kerja kosong, Anda akan memiliki lembar kerja untuk mulai membuat format sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
2. Masukkan Data Perusahaan dan Periode Absensi
Langkah selanjutnya adalah memasukkan data perusahaan dan periode absensi ke dalam format Excel yang telah Anda buat. Ini adalah langkah krusial dalam memastikan bahwa rekap absensi memiliki konteks yang jelas. Anda perlu menuliskan nama perusahaan Anda dan memilih periode absensi yang relevan.
Seperti dalam contoh di atas yang akan menampilkan data untuk satu bulan penuh. Dengan informasi ini, rekap absensi akan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang kehadiran karyawan selama periode yang ditentukan, hal ini akan sangat berguna dalam pengambilan keputusan.
3. Isi Nomor Urut Tanggal – Format Absen Karyawan Excel
Isi nomor urut tanggal juga menjadi tahap penting dalam pembuatan format absensi karyawan di Excel. Proses ini melibatkan penulisan angka-angka yang merepresentasikan tanggal pada kolom tertentu dalam lembar kerja. Sebagai contoh, dalam kolom C dan B pada tabel yang ditunjukkan di atas, angka-angka tersebut menunjukkan tanggal dalam satu bulan tertentu.
Setelah menuliskan tanggal awal, Anda dapat dengan mudah mengisi seluruh kolom dengan urutan tanggal berikutnya dengan mengklik dan menariknya ke bawah, hingga angka keterangan kecil di bawah mencapai angka 31 atau angka terakhir dalam bulan tersebut.
Baca juga: 5 Cara Menggunakan Absensi QR Code dengan Mudah
4. Lengkapi Data Lainnya
Lengkapi juga nomor, nama karyawan, dan keterangan kehadiran yang akurat dalam membuat rekap absensi karyawan. Nomor karyawan membantu dalam mengidentifikasi setiap karyawan, sementara nama karyawan memudahkan pengenalan individu. Tambahkan keterangan kehadiran seperti “masuk” “sakit” “cuti” “izin” dan “alfa” untuk merekam jenis kehadiran karyawan secara spesifik.
Dengan informasi ini, Anda dapat memantau dan menganalisis kehadiran karyawan dengan lebih baik, serta membuat keputusan yang tepat dalam manajemen sumber daya manusia perusahaan Anda. Melalui format ini, rekap absensi akan menjadi alat yang sangat berguna dalam meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas perusahaan.
5. Isi Kolom Absensi Sesuai Kehadiran
Selajutnya isi kolom absensi sesuai kehadiran karyawan. Dalam konteks ini, penggunaan kode-kode seperti:
- “v” untuk tanda hadir
- “s” untuk tanda sakit
- “c” untuk tanda cuti
- “i” untuk tanda izin
- “a” untuk tanda alfa
Dengan mengisi kolom absensi menggunakan kode-kode ini, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan memahami status kehadiran setiap karyawan dalam tabel absensi. Hal ini akan membantu dalam menghitung gaji, mengevaluasi kinerja, serta merencanakan jadwal lebih efisien.
6. Tambahkan Warna Pada Absensi dengan Conditional Formatting
Tambahkan warna pada absensi dengan conditional formatting adalah metode yang sangat efektif untuk membuat data kehadiran karyawan menjadi lebih mudah terbaca dan informatif. Dengan fitur ini, Anda akan lebih cepat mengidentifikasi pola, seperti kehadiran yang baik atau ketidakhadiran yang berulang, yang mungkin perlu perhatian khusus.
Dengan menggunakan aturan berdasarkan nilai atau teks tertentu, Anda dapat memberi warna berbeda pada sel-sel dalam lembar kerja Excel sesuai kondisi yang Anda tentukan. Sebagai contoh, Anda dapat mengatur agar sel-sel dengan absensi sempurna berwarna hijau, sementara yang memiliki ketidakhadiran dapat diwarnai merah atau kuning. Adapun caranya yaitu:
- Seleksi tabel absen
- Pilih conditional formatting pada menu bar
- Pilih highlight cells rules
- Pilih Equal to…
Baca juga: 6 Contoh Laporan Absensi Kehadiran Karyawan
7. Pilih Kriteria Warna untuk Tanda Kehadiran
Dalam langkah berikutnya, Anda akan memilih kriteria warna yang sesuai preferensi Anda untuk menandai kehadiran dalam lembar kerja Excel. Langkah ini merupakan kelanjutan dari proses conditional formatting yang telah dijelaskan sebelumnya.
Setelah Anda memilih opsi “Equal to”, maka akan muncul pilihan kriteria yang memungkinkan Anda menentukan aturan yang akan digunakan untuk memberikan warna kepada sel-sel yang memenuhi kondisi tertentu. Misalnya, Anda dapat mengatur kriteria agar sel-sel diisi dengan warna tertentu ketika nilai sel dan jumlah kehadiran sama yang diinginkan, seperti contoh yang akan ditampilkan di bawah.
8. Gunakan Rumus “Countif”
Dalam menghitung total kehadiran karyawan Anda bisa menggunakan rumus “COUNTIF” pada lembar kerja Excel, Anda memiliki alat yang berguna untuk melacak dan menganalisis data absensi. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih kolom keterangan yang ingin dihitung
- Masukan rumus, =COUNTIF dan seleksi baris pada tabel untuk dihitung.
- Masukan kriteria yang ingin dihitung
- Jika mengikuti contoh di atas, maka rumusnya yaitu =COUNTIF(A5:AG5;”v”). Ini berarti Anda akan menghitung jumlah kehadiran (“v”) pada tabel absensi
- Kemudian tekan “Enter”
Rumus ini memungkinkan Anda untuk cepat mengidentifikasi jumlah kehadiran menggunakan tanda “v” namun juga dapat disesuaikan untuk menghitung keterangan lain seperti sakit, izin, atau alfa. Menggunakan rumus “COUNTIF,” dapat secara efektif mengolah data kehadiran karyawan, memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang pola kehadiran.
Baca juga: Cara Membuat Absensi di WhatsApp dan Manfaatnya!
Cara Membuat Rekap Absensi Karyawan Excel
Cara membuat rekap absensi karyawan di Excel juga penting dalam mengelola sumber daya manusia. Dengan rekap ini, Anda dapat melihat pola kehadiran karyawan, mengidentifikasi ketidakhadiran yang berulang, dan menghasilkan laporan yang memudahkan pengambilan keputusan. Simak cara membuatnya berikut ini!.
1. Pilih Data Kehadiran Karyawan yang Ingin Diseleksi
Langkah pertama dalam merekap jumlah kehadiran karyawan adalah melakukan seleksi data pada tabel absensi. Ini melibatkan proses pemilihan informasi yang relevan dari tabel absensi yang telah Anda buat di Excel. Dengan melakukan seleksi data ini, Anda dapat memfilter hanya data kehadiran, seperti tanggal, jam masuk, dan jam keluar, sambil mengabaikan informasi lain yang tidak diperlukan.
2. Terapkan Format Kondisional dan Pilih Opsi “Less Than“
Dengan menggunakan opsi “Less Than,“ Anda akan lebih mudah menandai atau memberikan warna khusus pada karyawan yang kehadirannya berada di bawah batas aman yang telah ditentukan. Ini membantu Anda secara cepat mengidentifikasi karyawan yang mungkin mengalami ketidakhadiran berulang atau masalah kehadiran.
3. Isi Kriteria yang Diperlukan – Format Absen Karyawan Excel
Setelah memilih “Less than,” Anda perlu menentukan batas kehadiran yang diinginkan sebagai kriteria. Dalam contoh yang diberikan, batas kehadiran yang dipilih adalah 26. Ini berarti bahwa karyawan yang memiliki jumlah kehadiran di bawah 26 akan ditandai warna merah. Anda akan lebih mudah mengidentifikasi karyawan yang mungkin memiliki ketidakhadiran yang berlebihan atau di bawah standar perusahaan.
Baca juga: 3 Cara Membuat Daftar Hadir Rapat Anti Ribet!
Penutup
Itulah contoh format absen karyawan beserta caranya yang dapat Anda coba. Buat perusahaan Anda semakin maju dengan membuat website atau aplikasi khusus usaha Anda hanya di DoranDev. Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi CS kami di sini. Temukan juga berbagai produk DoranDev lainnya untuk kemudahan usaha Anda.
