Doran Dev – Absensi QR code merupakan salah satu sistem yang cukup banyak diterapkan perusahaan di Indonesia. Terlebih lagi hadirnya perusahaan startup yang mengandalkan teknologi terbaru dalam operasionalnya. Maka, absensi dengan QR code merupakan sistem presensi yang bisa Anda pilih.
Absensi menggunakan sistem QR Code ini tidak hanya berlaku dalam dunia bisnis perusahaan, tapi juga bisa diterapkan dalam bidang pendidikan seperti sekolah atau universitas. Hal ini sangatlah memudahkan tenaga pendidik, tanpa perlu mengabsen satu per satu menggunakan kertas seperti cara konvensional.
Apa Itu Absensi QR Code?
QR Code merupakan singkatan dari Quick Response Code, dimana absensi ini menggunakan sebuah kode khusus yang berisi garis dan kotak. Di dalam sistem absensi ini memuat sebuah kode atau link URL yang mengarahkan pada sebuah sistem penginputan data. Mungkin Anda berpikir bahwa QR code hampir sama seperti barcode, namun keduanya memiliki sistem yang berbeda.
Umumnya barcode hanyalah berisi sebuah garis yang sama seluruhnya dan memuat hingga 20 digit angka saja. Sedangkan, QR code memiliki garis dan bentuk kotak yang membentuk sebuah kotak persegi dan mampu menampung lebih banyak digit angka bahkan huruf.
Baca Juga : 7 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online dengan Fitur Terbaik
Kelebihan dan Kekurangan Absensi QR Code
Mengingat betapa pentingnya QR code untuk tujuan absensi karyawan, sebelum memutuskan menggunakan absensi jenis ini sebaiknya Anda pahami dulu mengenai kelebihan dan kekurangannya. Berikut di antaranya:
1. User Friendly dan Efisiensi Waktu
Sistem absensi berbasis QR code mudah digunakan oleh karyawan, karena mereka hanya mengeluarkan ponsel, lalu memindai kode QR dengan kamera maka akan langsung terhubung otomatis dengan sistem data absensi. Selain itu menggunakan QR code juga membuat waktu lebih efisien karena karyawan tidak perlu mengisi absensi secara manual atau menekan tombol kehadiran atau finger print.
2. Real Time dan Efisiensi Biaya
Anda sebagai pemilik perusahaan bisa dengan mudah melacak kehadiran karyawan secara real time. Hal ini bisa mengantisipasi karyawan berbohong jika tidak hadir tepat waktu, dan memantau aktivitas karyawan. Adapun absensi qr code ini juga lebih bisa menghemat biaya, karena tidak perlu lagi menggunakan kartu absensi yang harus dicetak.
3. Verifikasi dan Tingkat Akurasi Tinggi
Absensi dengan kode ini berisi informasi tambahan untuk memverifikasi identitas pengguna. Misalnya, kode QR dapat ditautkan ke kartu identitas pengguna ataupun ke biodata karyawan. Sistem pada kode QR bisa dibilang lebih akurat karena datanya otomatis tercatat. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, sehingga data rekapan jumlah absensi karyawan lebih mudah untuk dihitung.
4. Duplikasi Pengisian Data dan Daya Baterai Cepat Habis
Absensi dengan QR code di sisi lain memiliki kekurangan. Salah satunya adalah kemungkinan karyawan melakukan pemindaian kode lebih dari satu kali, sehingga terjadi duplikasi penginputan absensi pada database sistem. Jika hal ini sering dilakukan, bisa memicu kerusakan pada sistem karena pengisian data yang acak atau tidak beraturan. Penggunaan kamera untuk memindai kode juga bisa membuat daya baterai lebih cepat habis, hal ini menjadi masalah jika karyawan lupa belum memindai kode absensi setelah selesai bekerja karena daya baterai sudah habis. Sehingga penginputan data karyawan dari jam masuk sampai jam pulang tidak terinput dengan urut.
5. Kesalahan Scan dan Kesulitan Bagi Beberapa Orang
Dalam beberapa kasus, QR code mungkin rusak atau tidak teratur sehingga membatasi kemampuan saat sedang dipindai melalui kamera ponsel. Hal ini tentu akan menghambat proses absensi saat karyawan sedang memindai. Adapun kekurangan dari absensi QR code ini adalah, terutama bagi mereka yang belum melek teknologi seperti usia yang sudah lansia kurang mengerti cara memindai kode pada ponsel mereka ataupun keterbatasan dalam penglihatan.
Baca Juga : 15+ Aplikasi Tanda Tangan Digital untuk Mendukung Kerja Anda
Cara Menggunakan Absensi QR Code
Setelah membahas panjang tentang pengertian serta keunggulan dan kekurangan dari Absensi QR code. Kini, saatnya Anda memahami cara menggunakan absensi dengan QR code. Penasaran bagaimana? Yuk, simak pembahasannya di bawah ini!
1. Pilih Media Atau Aplikasi QR Code
Anda bisa menggunakan Google formulir yang bisa dipakai melalui akun Google perusahaan dan integrasikan link Google Form tersebut pada QR code untuk absensi karyawan. Alternatif lain yang bisa Anda coba adalah dengan menggunakan aplikasi QR Code Generator, seperti QR Code Generator, QR Code Monkey, atau QR Code Generator by Pageloot. Pilihlah sesuai dengan kapabilitas perusahaan dan usahakan tidak menyulitkan karyawan ketika sedang melakukan pemindaian kode.
2. Tentukan Informasi dalam QR Code
Cara selanjutnya yang harus dilakukan adalah dengan menentukan informasi apa saja yang akan dimasukkan ke dalam QR code. Misalnya seperti nama lengkap, jabatan karyawan, jam masuk atau keluar kantor, dan informasi pendukung lainnya. Biasanya saat QR code dipindai akan diarahkan langsung pada sebuah halaman situs yang berisi pengisian data yang harus karyawan isi.
3. Buat Sistem Data dan Integrasikan ke Website
Selanjutnya, jangan lupa untuk membuat sistem yang berisi data base absensi karyawan. Jika Anda menggunakan Google Form sebagai penginputan absensi karyawan, biasanya ada fitur untuk memindahkannya dalam bentuk Microsoft Excel berdasarkan kolom informasi data yang tertera pada laman Google Form. Hal ini memudahkan Anda sebagai HRD ataupun manajer dalam merekap data absen karyawan. Anda juga bisa mengintegrasikan absensi QR code untuk diarahkan ke website atau aplikasi yang berisi database karyawan.
4. Buat Kebijakan Absensi QR Code
Sebelum absensi berbentuk QR code ini diterapkan kepada seluruh karyawan di perusahaan Anda, ada baiknya membuat kebijakan. Hali ini guna meningkatkan sikap disiplin karyawan, misalnya QR code hanya bisa diakses pada jam masuk kantor atau jam pulang kerja. Apabila lebih dari jam itu maka karyawan dianggap tidak melakukan absensi. Hal ini juga mencegah adanya kecurangan antar karyawan dengan menitipkan absensi pada anggota karyawan yang lain.
5. Pengujian dan Sebarluaskan QR Code
Lakukan uji coba internal untuk memastikan sistem absensi QR code berfungsi dengan baik. Anda dapat melakukan verifikasi ulang dan pastikan semua database karyawan sudah benar dan meminimalisir kesalahan.. Jika pada tahap pengujian absensi QR Code bisa berjalan dengan lancar, Anda bisa menerapkan kode ini kepada seluruh karyawan untuk selanjutnya absensi menggunakan QR code.
Baca Juga : 5 Aplikasi untuk Perusahaan, Biar Bisnis Makin Produktif!
Penutup
Hadirnya QR code sebagai alternatif absensi untuk karyawan, merupakan hal yang sangat memudahkan karyawan.Terlebih bagi manajer bahkan HRD dalam memantau aktivitas absensi karyawan dengan mudah.Untuk memiliki absensi berbasis QR Code Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu mengenai pembuatan absensi QR code, Anda bisa hubungi kami disini sekarang juga.
Penulis: Gabriella Sabatini
Editor: Irfantoni Listiyawan
