DoranDev – Absensi sudah menjadi sebuah rutinitas yang wajib dilakukan sebelum mulai bekerja di sebuah perusahaan maupun instansi. Di era digitalisasi seperti saat ini, banyak perusahaan yang sudah mulai menggunakan absensi secara online untuk memudahkan karyawan. Salah satu platform absensi online yang mudah untuk diakses saat ini adalah melalui Google Form. Berikut ini cara mudah yang dapat Anda lakukan untuk membuat absensi di Google Form tersebut
Cara Membuat Absensi di Google Form
Anda dapat dengan mudah membuat absensi di Google Form yang praktis dengan menggunakan cara berikut ini.
1. Buka Google form
Langkah pertama, buka browser web Anda lalu akses pada halaman Google Form. Pastikan Anda sudah memiliki dan masuk ke akun Google. Jika belum memilikinya, Anda bisa membuatnya terlebih dahulu. Untuk absensi perusahaan lebih baik menggunakan akun Google milik perusahaan supaya lebih terlihat profesional.
Baca juga : 10 Absensi Online Gratis yang Wajib Anda Coba, Praktis banget!
2. Buat Formulir Baru
Langkah selanjutnya, setelah masuk ke halaman Google Form, klik “+ Kosong” untuk membuat formulir baru. Kemudian Anda akan diarahkan ke tampilan laman atau page pengeditan formulir.
3. Isi Judul dan Deskripsi Formulir
Ketiga, setelah tampilan Anda berada di pengeditan formulir, isi judul formulir tersebut dengan “Absensi Karyawan” atau bisa disesuaikan dengan lainnya. Di sini, Anda juga bisa menambahkan deskripsi singkat di bawah judul, seperti keterangan waktu ataupun aturan dalam mengisi absensi Google Form ini.
4. Atur Waktu Masuk dan Pulang Kerja
Langkah yang keempat adalah dengan mengubah bagian atau “pertanyaan tanpa judul” dengan “Clock-in” atau “Jam Masuk”. Jam masuk ini akan diisi karyawan sesuai dengan waktu ia mengisi absensinya saat datang di kantor, jadi secara otomatis akan terlihat jika karyawan tersebut terlambat.
Baca juga : 7 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online dengan Fitur Terbaik
5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan
Anda juga dapat memasukkan pertanyaan tambahan yang relevan dengan absensi. Misalnya identitas dari karyawan tersebut, contohnya “Nama lengkap”, “Divisi”. Pilih jenis pertanyaan yang sesuai, misalnya “Pilihan ganda” masukkan nama-nama karyawan dan divisinya sebagai opsi jawaban, atau “Isian singkat” karyawan hanya perlu mengisi jawaban mereka.
6. Multiple Choice Grid
Selain opsi di atas, cara ini juga bisa menjadi pilihan Anda. Bedanya, Anda mengatur jawabannya dengan memilih “Kisi Pilihan Ganda”. Pada kolom “Pertanyaan”, masukkan pertanyaan yang relevan dengan absensi, misalnya “Pilih waktu kehadiran Anda”. Kemudian, pada kolom “Baris” dan “Kolom”, masukkan opsi jawaban yang sesuai dengan absensi Anda.
7. Kostumisasi Tampilan Formulir
Tampilan Google Form mendukung Anda untuk mengubah tampilan formulir sesuai kebutuhan. Anda dapat menambahkan judul, deskripsi, gambar latar, atau mengatur tema warna. Klik opsi “Tema” di bagian kanan atas halaman untuk mengakses pengaturan ini.
8. Bagikan Formulir Absensi
Setelah selesai semua dalam mengatur formulir absensi, klik “Kirim” di pojok kanan atas halaman formulir. Anda dapat memilih untuk mengirimkan tautan formulir melalui email, menyalin tautan untuk dibagikan melalui platform chat, atau menyematkan formulir ke situs web. Kemudian, karyawan akan mengisi absensi ini dengan praktis melalui Google Form.
Baca juga : Apa Itu Meterai Elektronik? Ini Fungsi dan Keunggulannya!
Kelebihan Absensi Menggunakan Google Form
Google Form memang membuat absensi cukup mudah dan praktis. Berikut ini adalah kelebihan dari Google Form untuk absesensi online :
- Menghemat pengeluaran. Dengan menggunakan Google Form yang dibuat dan dibagikan secara online, Anda tidak perlu lagi mencetak absensi menggunakan kertas. Dengan demikian, Anda dapat menghemat penegeluaran berupa kertas dan tinta.
- Menghemat waktu dan tenaga. Google Form dapat dibagikan melalui email atau link kepada orang lain.
- Data tersimpan secara aman. Form absensi yang Anda buat akan disimpan di Google Drive milik Anda. Karena tersimpan di Google Drive, Anda tidak perlu takut data Anda hilang atau terhapus.
Kekurangan Absensi Menggunakan Google Form
Selain kelebihan yang dimiliki, Google Form juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini beberapa kekurangan absensi melalui Google Form :
- Mudah dimanipulasi karyawan. Karena bentuknya yang open source, google form sangat mudah diretas termasuk oleh karyawan itu sendiri untuk memanipulasi data absensinya
- Desain yang terbatas. Meski mempunyai opsi kostumisasi, Google Form hanya menyediakan pilihan yang terbatas. Salah satu contohnya adalah pilihan font yang sangat sedikit.
- Font Google Form. Anda dapat melihat bahwa hanya ada 4 pilihan font di Google Form, yaitu Basic, Decorative, Formal, dan Playful.
- Pilihan ekspor yang terbatas. Google Form hanya menyediakan beberapa opsi ekspor, yaitu ke Google Sheets dan pdf. Sampai saat ini, Google Form belum menyediakan fitur untuk mengubah Google Form menjadi file Word (.docx).
- Tidak ada notifikasi email. Secara default, Google Form tidak memberikan notifikasi ke email bila ada responden yang mengisi survei Anda. Anda perlu mengaktifkannya secara manual melalui tab Response, pilih tanda titik tiga (di atas menu Accepting responses) kemudian pilih Get email notifications for new responses.
- Tidak ada riwayat pengeditan. Google Form tidak memiliki riwayat pengeditan yang berarti Anda tidak bisa melihat perubahan apa saja yang sudah dibuat pada form. Hal ini cukup mengganggu terutama bila form tersebut dikelola dalam tim, di mana terdapat banyak orang yang dapat mengedit form tersebut.
Baca juga : Mengenal Kontrak Elektronik dalam Bisnis dan Pekerjaan
Penutup
Itulah cara membuat absensi melalui Google form yang dapat Anda coba. Buat perusahaan Anda semakin maju dengan membuat website atau aplikasi khusus usaha Anda hanya di DoranDev. Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi CS kami di sini. Temukan juga berbagai produk DoranDev lainnya untuk kemudahan bisnis Anda.
Penulis : Putri Nurul Iman
Editor : Irfantoni Listiyawan
