Doran Dev – Absen secara online mulai ramai digunakan di Indonesia saat peristiwa pandemi COVID19 lalu datang, yang membuat masyarakat tidak bisa pergi ke sekolah ataupun ke kantor. Hingga saat ini, ada banyak cara untuk melakukan absen online termasuk menggunakan WhatsApp. Lalu, bagaimana cara membuat absensi di WhatsApp?
Absen secara online dianggap lebih efisien dan efektif untuk digunakan. Terlebih dalam dunia pekerjaan, absen merupakan salah faktor penentu karyawan mendapatkan gaji sesuai jam masuk kerja mereka.
Untungnya saat ini teknologi sudah semakin canggih, dan memunculkan banyak aplikasi yang memudahkan Anda untuk melakukan absensi secara online. Perlu Anda ketahui, bahwa ternyata WhatsApp tidak hanya digunakan untuk chatting saja namun memiliki keunggulan lain yang bisa digunakan sebagai daftar hadir.
Baca Juga : 3 Cara Membuat Daftar Hadir Rapat Anti Ribet!
Cara Membuat Absensi di WhatsApp
Absensi secara online banyak digunakan oleh para pekerja work from home atau jarak jauh, di mana mereka tidak harus datang ke kantor untuk absen. Nah, kini absen online jadi lebih mudah menggunakan WhatsApp, berikut cara membuat absensi di WhatsApp yang bisa Anda coba.
1. Menggunakan Fitur Broadcast
Aplikasi WhatsApp memiliki berbagai fitur yang menguntungkan pengguna, salah satunya adalah fitur broadcast. Dimana fitur ini bisa digunakan untuk membuat absensi online. Anda bisa menggunakannya dengan langkah-langkah di bawah ini!
- Buka aplikasi WhatsApp, dan tekan garis tiga yang ada di sebelah pojok kanan atas
- Pilihlah kontak yang akan dikirimkan broadcast, lalu klik tanda checklist
- Tunggu sebentar, lalu akan ada muncul layar baru pada ponsel yang berisi broadcast
- Buatlah daftar absensi atau informasi lain yang ingin ditulis
- Klik send atau kirim
- Selesai
2. Memakai Fitur Grup
Anda juga bisa menggunakan fitur lain yang ditawarkan oleh WhatsApp yakni fitur grup yang sangat memungkinkan untuk dijadikan absensi secara online. Sebelum mengirimkan absensi di grup, sebaiknya Anda membuat template isi dari absensi lebih dahulu. Inilah cara membuat absensi di WhatsApp lewat grup, Anda bisa menggunakan template di bawah ini!
- Tulislah template ini pada kolom grup pekerjaan Anda
| Halo, Selamat Pagi semuanya!
Sebelum memulai pekerjaan hari ini, absen dulu yuk! Silakan tulis nama kalian secara urut ya dan di tunggu sampai pukul 10.00 WIB. Berikut absensi Senin, 14 Januari 2022.
|
- Jika sudah, Anda bisa langsung klik send atau kotak tanda panah di pojok kanan bawah
- Selesai
3. Manfaatkan Fitur Polling
Pada dasarnya WhatsApp memberikan banyak keuntungan bagi penggunanya. Absen online lebih mudah dilakukan, karena dengan fitur polling WhatsApp Anda bisa membuat absensi lho! Karena tidak perlu lagi melakukan copy paste teks. Umumnya fitur ini memungkinkan pengguna untuk bisa memilih pilihan mereka pada saat acara pemilihan pendapat.
Namun, fitur polling nyatanya juga bisa dilakukan sebagai absensi secara online. Jika ingin membuat absen online dengan fitur ini, Anda harus membuat grup lebih dulu melalui menu Community jika belum memiliki grup. Selanjutnya bisa melakukan cara dibawah ini:
- Buka aplikasi WhatsApp pada ponsel
- Klik grup yang akan diberikan fitur polling
- Klik simbol polling pada menu attachment yang berbentuk seperti klip kertas, dan posisinya ada di pojok kanan bawah sebelah simbol kamera
- Masukan keterang opsi sesuai yang diinginkan
- Klik kirim, dan Anda bisa melihat siapa saja yang sudah memvoting
- Selesai
Baca Juga : 5 Cara Menggunakan Absensi QR Code dengan Mudah
Manfaat Memakai Absensi Online di WhatsApp
Setelah membahas mengenai cara membuat absensi di WhatsApp, kini saatnya Anda mengetahui manfaat menggunakan absensi online melalui aplikasi WhatsApp. Mengingat saat ini perusahaan ingin memiliki sistem absensi karyawan yang cepat dan bisa diakses kapanpun dan dimanapun tanpa karyawan harus absen datang ke kantor. Tanpa pikir panjang, berikut manfaat absensi online dengan WhatsApp!
1. Komunikasi yang Efektif dan Hemat Biaya
WhatsApp merupakan platform yang populer dan nyaman digunakan oleh banyak orang. Dengan membuat absensi di WhatsApp, maka komunikasi mengenai absen menjadi lebih mudah, mudah diakses, dan lebih efektif untuk mengajukan ijin atau cuti.
Selain itu pesan dari broadcast yang dibagikan juga mampu diterima oleh semua orang tanpa terkecuali. Menggunakan absensi di WhatsApp juga bisa menghemat biaya karena tidak perlu menggunakan mesin finger print yang relatif mahal harganya, sehingga dana bisa dialokasikan untuk hal lain yang lebih penting.
2. Real Time
Menggunakan WhatsApp memungkinkan Anda untuk mengkonfirmasi kehadiran secara real time dengan mudah. Sehingga kemungkinan karyawan curang atau berbohong bisa diminimalisir. Absensi di WhatsApp juga dinilai dapat meningkatkan keterlibatan anggota grup karena mereka akan lebih terlibat dan aktif dalam menanggapi pesan yang ada di dalam grup.
3. Meminimalisir Human Error
Menghitung jumlah jam masuk kerja secara manual pada kertas memang menjengkelkan, pasalnya Anda harus lebih teliti dan hati-hati untuk menghitung bahkan jangan sampai ada yang terlewatkan.
Dengan menggunakan absen online pada WhatsApp, Anda tidak perlu lagi menghitung secara manual karena bisa melihat jumlah partisipan yang mengisi absensi secara langsung sehingga mampu meminimalisir human error. Selain itu, absensi online dengan WhatsApp juga lebih mudah digunakan hanya dengan mengaksesnya lewat ponsel.
4. Bukti Kehadiran dan Pengingat Hal Penting
Anda dapat menggunakan pesan absensi lewat broadcast untuk mencatat siapa saja yang memberikan konfirmasi kehadiran dan siapa yang tidak. Hal ini sangatlah berguna di masa mendatang mengenai rekap data untuk catatan atau laporan pada pemilik perusahaan. Setelah membuat absensi, Anda dapat mengirimkan pengingat kepada anggota tim sebelum acara berlangsung agar mereka tidak lupa.
5. Fleksibilitas
Selain mudah digunakan, absensi online dengan menggunakan WhatsApp juga dianggap lebih fleksibel. Hal ini dikarenakan karyawan tidak perlu menulis diatas kertas mengenai jam masuk dan jam keluar dari kantor ataupun pabrik. Karyawan juga bisa mengakses absensi tanpa terhalang waktu dan ruang, yang penting kuota internet selalu tersedia, sehingga bisa mengakses aplikasi WhatsApp.
Baca juga : Mengenal Jeclock: Aplikasi Absensi Online untuk Karyawan
Penutup
Nah, itulah pembahasan mengenai cara membuat absensi di WhatsApp. Hadirnya absensi secara online tentu lebih memudahkan karyawan dan juga HR dalam mendata jumlah hadir mereka. Selain itu absen online juga lebih cepat dan fleksibel untuk digunakan sehari-hari.
Selain WhatsApp, ada banyak aplikasi khusus absen yang wajib Anda miliki karena bisa secara langsung memberikan data absen tanpa harus mengaturnya secara manual seperti JeClock dari DoranDev. Jika tertarik, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu mengenai aplikasi untuk absen karyawan, dengan menghubungi kami di sini.
Penulis: Gabriella Sabatini
Editor: Arini Rizki Fauziah
