DoranDev – Ketika berurusan dengan pengiriman barang atau perjalanan dinas, maka Anda memerlukan dokumen penting yang disebut surat jalan. Surat tersebut bukan sekadar formalitas, tapi juga sebagai bukti legalitas dan informasi terkait perjalanan atau pengiriman. Seperti apa tampilannya? Berikut ini beberapa contoh surat jalan.
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen resmi sebagai keterangan tertulis untuk melakukan perjalanan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Dokumen ini umumnya memuat informasi penting seperti detail barang yang dikirim, alamat tujuan, dan pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman.
Selain itu, surat jalan dapat membantu petugas yang mengirimkan barang untuk memastikan apakah barang yang dikirimkan kepada konsumen sudah benar. Dokumen ini juga menjadi surat keterangan yang harus ditunjukkan ketika muatan kendaraan pembawa barang diperiksa oleh pihak berwenang di perjalanan.
Pada umumnya terdapat 3 sampai 4 lembar salinan maupun bagian dari surat jalan yang memiliki fungsi tersendiri. Lembar pertama berwarna putih yang digunakan sebagai contoh surat jalan can invoce. Kemudian, lembar kedua berwarna merah sebagai tanda pemesanan barang. Lalu, yang terakhir berwarna kuning atau hijau sebagai bukti transaksi untuk diserahkan pada pihak keuangan.
Contoh Surat Jalan
Jika tertata rapi, Surat Jalan mempercepat proses penjemputan, pengecekan, hingga serah terima tanpa perlu adu argumen di lapangan. Agar penyusunan dokumen ini tidak membingungkan, berikut kami sajikan beberapa contoh format Surat Jalan yang bisa langsung Anda gunakan.
1. Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang digunakan sebagai dokumen tertulis yang dibawa saat proses pengiriman barang dari lokasi pengirim ke lokasi penerima. Dokumen ini berperan penting dalam distribusi barang bagi berbagai pihak yang terlibat dalam rantai logistik. Adapun informasi umum yang tercantum di dalamnya, antara lain:
- Nama pengirim, dapat berupa nama lengkap atau nama perusahaan, alamat lengkap, dan informasi kontak.
- Identitas penerima.
- Detail barang, berupa rincian mengenai jenis barang, jumlah, berat, dimensi, dan nomor seri atau kode identifikasi barang (jika ada).
- Tanggal dan waktu keberangkatan.
- Nomor surat jalan.
- Tanda tangan dan stempel resmi dari pihak pengirim.
2. Surat Jalan Dinas
Surat jalan dinas digunakan untuk keperluan perjalanan dinas karyawan yang menggunakan kendaraan perusahaan. Jenis surat jalan ini disebut juga surat tugas, yang menjadi bukti untuk mendapatkan kompenisasi dari perusahaan dan karyawan akan mudah melakukan klaim reimbursement. Dokumen ini berisi informasi sebagai berikut.
- Kepala atau kop surat
- Nomor surat
- Identitas dari yang memberikan tugas
- Rincian tugas
- Lokasi dan waktu
Baca juga: 7 Contoh Invoice Tagihan untuk Kelancaran Bisnis Anda
3. Surat Jalan Kendaraan
Berbeda dari dua contoh surat jalan sebelumnya, surat jalan kendaraan dikeluarkan oleh pihak kepolisian untuk keperluan tertentu terkait kendaraan. Misalnya, izin membawa kendaraan keluar daerah dalam jangka waktu tertentu atau penggantian STNK sementara. Surat ini biasanya memiliki format resmi dan persyaratan khusus.
4. Surat Jalan Kendaraan Dinas
Surat jalan kendaraan dinas adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi atau lembaga pemerintah kepada pengemudi kendaraan dinas. Surat ini sebagai izin tertulis dan legalitas penggunaan kendaraan tersebut untuk melaksanakan tugas kedinasan. Adapun poin penting yang biasanya terdapat dalam surat jalan kendaraan dinas yaitu:
- Identitas kendaraan, meliputi nomor polisi, jenis kendaraan, merek, dan tipe.
- Identitas pengemudi yang menyebutkan nama lengkap hingga Nomor Induk Pegawai (NIP) pengemudi.
- Tujuan perjalanan.
- Waktu berlaku, yang menunjukkan periode waktu surat jalan tersebut berlaku, termasuk tanggal keberangkatan dan tanggal kembali.
- Instansi atau lembaga yang menerbitkan surat jalan.
- Pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan surat jalan.
- Nomor surat.
- Keterangan tambahan (jika ada), seperti daftar penumpang, barang bawaan, atau instruksi khusus terkait penggunaan kendaraan.
5. Surat Jalan Pengeluaran Barang
Surat jalan pengeluaran barang memuat informasi yang mirip dengan surat jalan penerimaan barang. Dokumen ini dapat dikeluarkan oleh perusahaan maupun instansi pemerintah seperti pada contoh di atas.
Contoh surat tersebut menunjukkan bahwa Kepala Desa Baseh, Kedungbanteng, Kabupaten Banyumas mengeluarkan surat jalan pengeluaran barang berupa batu belah hasil tambang dari tanah milik pribadi yang akan dikirimkan ke Kabupaten Tulungagung. Untuk keperluan tertentu, Anda dapat meminta bantuan perangkat desa maupun kelurahan untuk mengeluarkan surat jalan.
Baca juga: Apa Itu Annual Report? Simak Penjelasan, Isi, dan Fungsi Bagi Perusahaan!
6. Surat Jalan Melalui Ekspedisi
Saat Anda akan mengirimkan barang atas nama pribadi, maka dapat menggunakan jasa pihak ketiga seperti ekspedisi. Selain Anda dapat mengeluarkan surat jalan, pihak ekspedisi pun telah menyiapkan surat jalan sesuai dengan kebutuhan. Surat jalan tersebut berisi nama barang, julmah, hingga keterangan lain tentang barang yang dibawa. Kemudian ditandatangani oleh penanggung jawab ekspedisi, pengirim, dan penerima.
7. Surat Jalan Sederhana
Anda dapat membuat surat jalan dengan format lebih sederhana, terutama untuk pengiriman barang. Pastikan Anda mencantumkan beberapa informasi berikut ini sebelum mencetaknya.
- Identitas pengirim, dapat berupa perusahaan maupun perorangan.
- Tanggal keberangkatan atau pengiriman.
- Jenis dan nomor polisi kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan barang.
- Nama driver.
- Nama dan alamat yang dituju.
- Nama dan jumlah barang beserta keterangannya.
Baca juga: Apa Itu Notice Period dan Mengapa Penting untuk Perusahaan Anda?
Penutup
Ketujuh contoh surat jalan tersebut dapat Anda gunakan sebagai referensi dan disesuaikan dengan kebutuhan. Surat jalan yang tepat akan mempermudah proses pengiriman maupun penggunaan barang dan memastikan kelancaran operasional bisnis Anda.
Selain itu, untuk memudahkan pengelolaan administrasi perjalanan dinas pencatatan kehadiran karyawan menjadi lebih efisien, maka gunakan aplikasi absensi online, Jeclock. Anda dapat memanfaatkan kemudahan teknologi ini untuk meningkatkan produktivitas dan ketertiban dalam operasional.
