DoranDev – Payroll menjadi aspek penting dalam pengelolaan bisnis atau perusahaan untuk penggajian karyawan. Bagi Anda pemilik usaha atau perusahaan, istilah ini sudah tidak asing karena menjadi bagian dari operasional. Namun, bagi sebagian orang yang belum terlalu akrab dengan dunia bisnis mungkin masih terdengar asing dan bertanya-tanya tentang apa itu payroll?
Pemahaman payroll menjadi penting bagi setiap perusahaan, terutama divisi HR yang bertanggung jawab mengatur payroll. Nah, berikut ini pengertian, manfaat, metode perhitungan, dan cara kerja proses payroll yang menjadi fondasi stabilitas keuangan dan keberlangsungan operasional perusahaan. Simak selengkapnya di sini!
Apa Itu Payroll?
Apa itu Payroll? Payroll adalah proses yang memperhitungkan dan mengelola pembayaran gaji serta kompensasi bagi karyawan di suatu perusahaan. Dalam operasinya, payroll menjangkau beberapa aspek penting seperti perhitungan upah, pengurangan pajak, alokasi tunjangan, dan pengeluaran lainnya. Pentingnya pengelolaan payroll adalah untuk memastikan kepuasan karyawan dengan pembayaran yang tepat waktu dan sesuai kesepakatan kerja.
Langkah-langkah dalam pengelolaan payroll mencakup pengumpulan informasi terkait jam kerja, absensi, cuti, bonus karyawan, dan banyak lagi. Melalui pemrosesan data secara akurat, perusahaan dapat menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan baik untuk keperluan internal maupun eksternal, seperti pemantauan biaya tenaga kerja dan laporan kepada badan pemerintah.
Selain itu, pengelolaan payroll juga dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji yang berpotensi menimbulkan sengketa hukum atau masalah keuangan. Dengan demikian, pengelolaan payroll yang efisien tidak hanya memastikan keberlangsungan operasional perusahaan, tetapi juga memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan.
Baca juga: Ini Cara Pemadanan NIK dan NPWP yang Wajib Anda Ketahui!
Manfaat Payroll
Manfaat dari pengelolaan payroll bagi perusahaan sangatlah beragam. Dengan sistem yang teratur, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasionalnya serta mencegah potensi masalah hukum dan keuangan di masa mendatang. Maka, berikut ini ada beberapa manfaat jika perusahaan menerapkan sistem payroll dengan baik.
1. Pekerjaan HRD Lebih Cepat
Adanya payroll, departemen HR dapat mempercepat proses penghitungan gaji karyawan. Integrasi antara sistem payroll dengan sistem presensi di kantor memungkinkan perhitungan gaji secara otomatis, terutama ketika karyawan absen bekerja. Dengan adanya otomatisasi ini, HR dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk menghitung gaji secara manual.
2. Mengetahui Laporan Gaji Setiap Bulan
Penggunaan sistem payroll juga membawa manfaat bagi karyawan, terutama dalam hal transparansi dan pemahaman terhadap komponen gaji mereka setiap bulan. Dengan adanya sistem ini, karyawan dapat dengan mudah mengakses dan mengetahui rincian gaji mereka, termasuk potongan pajak, kontribusi BPJS, dan gaji bersih yang mereka terima.
Baca juga: Contoh Format Slip Gaji Karyawan Sederhana yang Bisa Anda Coba!
3. Membuat Formulir Pajak
Dengan sistem payroll, perusahaan juga mendapatkan manfaat signifikan dalam pembuatan laporan pajak yang diperlukan oleh karyawan maupun perusahaan. Proses pembuatan formulir pajak menjadi lebih efisien dan hemat biaya karena mengurangi waktu dan biaya yang sebelumnya diperlukan untuk ongkos perjalanan serta pengelolaan manual.
4. Pelaporan dan Audit yang Akurat
Payroll yang baik dapat memberikan manfaat besar dalam hal pelaporan dan audit yang akurat bagi perusahaan. Dokumentasi yang jelas dan lengkap tentang pembayaran gaji, pemotongan pajak, dan kontribusi ke program-program tertentu mempermudah proses audit baik secara internal maupun eksternal.
5. Mengelola Karyawan Lebih Efektif
Perusahaan juga dapat mengelola informasi karyawan dengan lebih efektif, termasuk riwayat gaji, cuti, dan absensi. Kemampuan untuk dengan mudah mengakses dan menganalisis data ini membantu departemen HR dalam perencanaan sumber daya manusia, pemantauan kinerja, dan pengambilan keputusan terkait promosi atau kenaikan gaji.
Baca juga: 10 Jenis Metrik Rekrutmen dan Cara Menggunakannya
Metode Perhitungan Payroll
Dalam pembayaran gaji, perusahaan harus mengikuti aturan perhitungan gaji yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Ada tiga metode perhitungan gaji yang penting dipahami oleh perusahaan. Antara lain:
1. Metode Netto
Metode Netto adalah salah satu teknik perhitungan gaji dengan menentukan jumlah gaji yang akan diterima oleh pegawai setelah dipotong iuran jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan serta pajak penghasilan. Dengan penerapan metode ini, perusahaan harus menghitung pajak karyawan dan iuran jaminan sosial karyawan secara akurat.
2. Metode Gross
Selanjutnya adalah metode gross, perhitungan gaji di mana karyawan bertanggung jawab untuk menghitung dan membayar pajak serta iuran jaminan sosial mereka sendiri. Perusahaan tidak melakukan pemotongan atau pembayaran terkait pajak dan iuran jaminan sosial.
3. Metode Gross Up
Sementara gross up adalah sistem pengupahan di mana pajak dan biaya lainnya ditanggung bersama antara perusahaan dan pekerja. Sehingga gaji yang diterima sudah termasuk pemotongan pajak namun jumlahnya tidak gross karena pembagian rasio antara karyawan dan perusahan adalah sebesar 50:50.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Assessment, Fungsi, dan Tujuannya!
Cara Kerja Payroll
Cara kerja payroll melibatkan serangkaian langkah penting yang harus dilakukan secara cermat dan teratur. Tahap awal mencakup pengumpulan data karyawan, yang melibatkan informasi pribadi, status pekerjaan, dan detail terkait kompensasi. Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah perhitungan gaji dan pemotongan pajak berdasarkan parameter yang telah ditentukan.
Proses ini dilanjutkan dengan penyusunan slip gaji yang memuat detail gaji karyawan. Pembayaran gaji dilakukan sesuai dengan metode yang telah ditentukan, baik melalui transfer bank atau cek. Selain itu, perusahaan juga bertanggung jawab untuk melaporkan dan membayar pajak yang dipotong dari gaji karyawan sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
Selama seluruh proses berlangsung, pencatatan yang akurat dan pemenuhan kewajiban hukum terkait upah minimum dan jaminan sosial menjadi bagian penting dalam menjaga kepatuhan dan transparansi pengelolaan payroll. Dengan demikian, pengelolaan payroll memerlukan koordinasi yang baik antara berbagai departemen dan pemahaman yang kuat tentang kewajiban hukum serta peraturan perpajakan.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran Barang Lengkap dengan Formatnya
Penutup
Itulah tadi pengertian, manfaat, metode perhitungan, dan cara kerja tentang sistem payroll yang perlu Anda ketahui. Dalam mengelola payroll, keseluruhan proses tersebut tidak hanya mengoptimalkan efisiensi operasional perusahaan tetapi juga menegaskan komitmen terhadap kepatuhan terhadap kesejahteraan karyawan.
Untuk mempermudah dan mengoptimalkan pengelolaan data karyawan, Anda dapat memanfaatkan aplikasi absen digital yang canggih dan dapat diandalkan seperti Aplikasi Absensi Online. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami via WhatsApp. Temukan berbagai produk DoranDev lainnya untuk kemudahan bisnis Anda!
