DoranDev – Stock opname merupakan tahap krusial dalam manajemen inventory. Anda bisa mengetahui jumlah stok barang sebenarnya dengan mencocokkan jumlah stok dengan data inventory yang ada. Tujuannya yaitu meminimalisir risiko kerugian. Agar terhindar dari berbagai risiko lain yang dapat berpengaruh pada jalannya perusahaan, beberapa tips stock opname efektif berikut dapat Anda terapkan.
Tips Stock Opname Efektif
Selain jual beli, kegiatan bisnis juga memerlukan manajemen yang baik untuk mengatur persediaan barang di gudang atau disebut dengan stock opname. Istilah ini merupakan kegiatan menghitung jumlah persediaan barang yang ada di dalam gudang untuk dicocokkan dengan pembukuan.
Terkadang, ditemukan selisih antara jumlah persediaan dengan data yang tercatat. Agar terhindar dari masalah tersebut, ikuti beberapa tips stock opname efektif berikut:
1. Membuat Jadwal Stock Opname dengan Sektor Bisnis
Agar memiliki data yang akurat terkait jumlah stok di gudang dengan data yang ada, Anda perlu melakukan stock opname secara rutin. Beberapa bisnis menerapkannya setiap 3-4 bulan sekali atau bahkan setiap bulan.
Sebenarnya, jadwal pengecekan stok bisa berbeda-beda tergantung dari sektor bisnis yang dijalankan. Sebagai contoh, bisnis seperti kuliner yang bahan bakunya cepat rusak akan butuh waktu lebih sering untuk melakukan stock opname.
2. Mengelompokkan Barang Berdasarkan Jenisnya
Agar memudahkan Anda dalam melakukan pengecekkan, coba kelompokkan barang di gudang berdasarkan jenis atau kategorinya. Anda dapat mengatur barang yang masuk pertama kali di posisi yang mudah untuk dijangkau. Teknik ini disebut dengan FIFO atau First In First Out. Teknik lain yaitu bisa dengan mengelompokkan barang dan meletakkannya berdasarkan dari yang paling laku.
Baca Juga: Mengenal Jebusiness: Aplikasi Bisnis Online Terbaik untuk Scale Up Bisnis Anda!
3. Menggunakan Sistem POS (Point of Sale)
Anda juga bisa menghitung persediaan barang dengan sistem Point of Sale (POS). Sistem ini memudahkan Anda dalam melacak persediaan barang di gudang dan cabang lainnya secara real-time. Sistem ini akan lebih cocok untuk bisnis ritel agar proses stock opname jauh lebih praktis dan efisien. Dengan data yang akurat, Anda terhindar dari risiko kekosongan stok yang dapat mengganggu penjualan.
4. Pakai Metode Cycle Counting
Metode cycle counting dalam stock opname adalah penghitungan secara terus-menerus atau menghitung dengan cara dicicil. Anda tidak menghitung seluruh stok dalam satu waktu, melainkan menghitung setiap barang satu per satu secara rutin. Metode ini jauh lebih efektif untuk menghindari kebingungan. Jika memilih metode ini, Anda tidak perlu menutup toko untuk menghitung stok sebab bisa dilakukan setiap hari.
5. Memberi Tanda Buat Stok yang Telah Dihitung
Pada proses pengecekan stok, risiko kekeliruan bisa saja terjadi. Salah satu tips stock opname efektif yaitu dengan menandai barang yang sudah dihitung agar tidak terhitung kembali. Selain dihitung, Anda juga perlu mengecek waktu pengadaan barang terutama untuk barang yang memiliki kadaluarsa. Pindahkan posisi barang tersebut di awal agar lebih mudah dijangkau. Metode ini membuat bisnis terhindar dari kerugian akibat barang kadaluarsa.
Baca Juga: Aplikasi Bisnis Untuk Memulai Bisnismu
6. Layouting Pada Gudang
Cara mudah dalam melakukan pengecekan yaitu dengan melakukan layouting. Siapkan rak yang telah diberi label dan kelompokkan sesuai jenis barang. Anda juga bisa menggunakan Warehouse Management System (WMS). Sistem ini memiliki fitur RFID barcode yang dapat menandai tiap stok barang lengkap dengan lokasi penyimpanannya. WMS membantu Anda dalam mengoptimalkan barang di gudang dan meminimalisir waktu serta tenaga untuk pengambilan barang.
7. Memanfaatkan Digital Tools
Terkadang ada situasi dimana penjualan meningkat, tapi tidak bersamaan dengan laba. Pemilik usaha kerap tidak menyadari adanya kerugian akibat stok yang rusak, khususnya bagi bisnis kuliner. Saat ini, adanya teknologi memudahkan proses stock opname. Anda bisa menggunakan aplikasi Jebusiness dari DoranDev. Aplikasi bisnis menghadirkan fitur untuk melakukan pencatatan hingga pelaporan transaksi.
Manfaat Melakukan Stock Opname
Stock opname merupakan tahapan penting bagi manajemen perusahaan. Salah satu tujuannya yaitu mencegah terjadinya kehilangan barang karena kerusakan, pencurian, atau kesalahan pencatatan.
Dengan mengetahui penyebab kesalahan, perusahaan dapat mengambil langkah tepat untuk mencegahnya agar tidak terulang kembali. Perusahaan pun terhindar dari kerugian finansial. Berikut beberapa manfaat dari melakukan stock opname rutin:
- Meminimalisir terjadinya risiko ketidaksesuaian pada pencatatan.
- Mempercepat proses tindak lanjut jika menemukan catatan yang tidak sesuai.
- Mengecek kondisi fisik stok barang apakah sesuai, hilang, atau rusak.
- Menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan arah pemeliharaan stok barang.
Baca Juga: 5 Catatan dan Laporan Penting untuk Bisnis
Penutup
Sejumlah tips stock opname efektif yang telah disebutkan tadi bisa Anda terapkan jika ingin manajemen perusahaan yang lebih baik dan terhindar dari kerugian. Alangkah lebih baik, stock opname dilakukan secara rutin agar terhindar dari kekosongan stok. Bagi Anda yang membutuhkan bantuan profesional dalam manajemen bisnis, dapat membuat aplikasi bisnis online di DoranDev. Kunjungi website DoranDev untuk informasi lebih lanjut!
