DoranDev — Microsoft Excel merupakan salah satu perangkat lunak yang esensial bagi kalangan profesional, terutama HR. Oleh karena itu, pemahaman tentang rumus dasar Excel menjadi hal yang krusial karena dapat mempermudah pekerjaan, seperti perencanaan anggaran, analisis kerja, hingga pemantauan proyek HR. Bagi HRD pemula, ada beberapa rumus Excel untuk HR yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah pengolahan data. Simak penjelasan berikut!
8 Rumus Dasar Excel yang Sering Digunakan
Di dunia profesional, kemampuan mengolah data secara efektif termasuk keunggulan seseorang. Rumus dasar Excel merupakan salah satu alat bantu yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rumus ini merupakan perpaduan berbagai fungsi, operator, konstanta, dan referensi sel untuk melakukan kalkulasi dan manipulasi data dalam spreadsheet Microsoft Excel. Berikut adalah beberapa rumus Excel untuk HR yang perlu Anda ketahui.
1. SUM
SUM merupakan salah satu rumus yang paling sering digunakan karena dapat mempercepat proses penjumlahan angka, terutama pada kumpulan data atau range. Penulisan rumusnya jauh lebih singkat dan praktis jika dibandingkan dengan menambahkan angka secara konvensional. Misalnya, Anda bisa melakukan penjumlahan pada cell B2 hingga B9 dengan menggunakan dua cara, yaitu:
- =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8
- =SUM(B2:B9)
2. AVERAGE
Rumus ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sebuah kumpulan data. Hampir sama seperti SUM, Anda dapat mencari rata-rata dengan menambahkan nilai dari semua data dan dibagikan dengan jumlah data. Namun, akan lebih efisien dan signifikan jika menggunakan rumus AVERAGE. Rumus ini mempermudah pekerjaan dengan memberikan hasil secara langsung tanpa perlu melakukan langkah-langkah tambahan. Perhatikan contoh berikut:
- =(A1+A2+A3+A4)/4
- =AVERAGE(A1:A4)
Baca Juga: Begini Format Absensi Karyawan Excel: Lengkap Cara Membuatnya
3. IF
IF atau Single IF berfungsi untuk memeriksa suatu kondisi dalam data dan memberikan nilai tertentu jika kondisi tersebut BENAR (TRUE) atau memberi nilai lain jika kondisinya SALAH (FALSE). Contoh sederhananya ketika ingin mengecek apakah angka 2 lebih besar daripada 3 dalam Excel. Anda dapat menggunakan rumus berikut:
- Rumus IF: =IF(logical_test,[value_if_true],[_if_false]
- =IF(2>3,”BENAR”,”SALAH”)
Jika menggunakan rumus di atas, hasilnya akan menunjukkan “SALAH”. Anda juga bisa melakukan hal yang serupa jika ingin membandingkan dua angka yang terletak di kolom berbeda. Caranya cukup dengan mengganti angka-angka tersebut dengan dengan referensi yang menunjukkan posisi kolom dan baris tempat angka-angka tersebut berada. Rumus dasar Excel ini akan mempermudah pekerjaan Anda!
4. MIN
MIN adalah rumus dasar yang berguna untuk menemukan nilai terendah dari sejumlah data. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah dengan menentukan range data yang ingin dianalisis untuk menemukan angka terendahnya. Kemudian, gunakan rumus MIN untuk melakukan proses perhitungan. Sebagai contoh, jika Anda ingin mencari nilai terkecil dari cell B1 sampai B10, cukup ikuti rumus berikut:
=MIN(B1:B10)
Baca Juga: Human Resource: Pengertian, Tugas, dan Fungsi
5. MAX
Berbanding terbalik dengan MIN, rumus MAX digunakan untuk mengidentifikasi nilai tertinggi dari suatu kumpulan angka. Penggunaannya mirip dengan rumus MIN, di mana Anda haus menentukan rentang data yang ingin dianalisis untuk menemukan nilai tertingginya. Misalnya, jika Anda ingin menemukan nilai tertinggi dari sel B1 hingga B10, maka bisa mengaplikasikan rumus MAX dengan langkah-langkah yang serupa dengan rumus MIN, yaitu sebagai berikut:
- =MAX(B1:B10)
6. VLOOKUP
Rumus VLOOKUP berguna untuk menampilkan data secara vertikal atau tegak dari tabel yang telah Anda susun. Agar rumus ini berfungsi dengan baik, penting untuk menyusun data dalam tabel secara berurutan, mulai dari nilai terkecil hingga terbesar. Misalnya, jika ingin menggunakan angka untuk mengurutkan data, tulislah dari 1 hingga 4 atau tulislah dari A hingga Z jika menggunakan huruf. Jika sebelumnya menulis data secara acak, maka bisa menggunakan menu Ascending untuk mengurutkan data secara otomatis.
- =VLOOKUP(lookup value; table array; col_index_num; [range_lookup])
- Contoh: =VLOOKUP(C4;$F$4:$G$6;2;0)
Baca Juga: Mengenal Jeclock: Aplikasi Absensi Online untuk Karyawan
7. HLOOKUP
Rumus HLOOKUP memiliki fungsi yang serupa dengan VLOOKUP, yaitu untuk menampilkan data dari tabel. Namun, HLOOKUP bekerja dengan cara menyusun data secara horizontal atau mendatar, berbeda dengan VLOOKUP yang menyusun data secara vertikal. Seperti halnya VLOOKUP, rumus HLOOKUP juga memerlukan data yang telah diurutkan dari nilai terkecil hingga terbesar agar dapat beroperasi dengan baik.
- =HLOOKUP(nilai_yang_dicari; tabel_referensi; nomor_baris; [range_lookup])
8. COUNT
Deretan terakhir yaitu COUNT yang dapat menghitung jumlah sel berisi angka dalam Excel. Sekilas mirip dengan rumus SUM yang menjadi salah satu rumus paling umum digunakan dalam Excel. Jika ingin menggunakan COUNT, pertama-tama, tentukan sel atau rentang sel yang ingin Anda hitung jumlahnya. Misalnya, jika ingin menghitung jumlah sel dari B2 sampai B18, maka bisa menggunakan rumus COUNT dengan format seperti ini:
=COUNT(B2:B18)
Penutup
Setelah memahami penjelasan dari berbagai rumus dasar Excel di atas, Anda dapat lebih efisien dalam mengelola dan menganalisis data di tempat kerja, terutama untuk divisi HR. Jika Anda ingin bekerja lebih optimal dalam mengelola data karyawan, dapat menggunakan aplikasi absensi karyawan dari DoranDev. Jika ingin mengetahui informasi lebih lanjut dapat mengunjungi website DoranDev untuk menemukan berbagai layanan lainnya terkait kebutuhan kantor dan profesional.
