DoranDev – Sedang mencari contoh surat PHK yang baik dan benar? Mungkin informasi ini bisa membantu kamu membuat surat PHK yang tepat untuk mengakhiri hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan. Salah satu tahapan penting dalam prosedur pemutusan hubungan kerja adalah menerbitkan surat resmi PHK.
Surat ini berfungsi sebagai dokumen pemberitahuan akhir yang sah dan merinci mengenai alasan pengakhiran hubungan kerja. Oleh sebab itu, penting memahami aspek-aspek apa saja yang harus tercantum dalam surat PHK, supaya baik perusahaan maupun karyawan dapat menjalankan hak dan kewajibannya.
Alasan PHK Karyawan
Proses pemutusan hubungan kerja tentu tidak terjadi begitu saja. Biasanya, perusahaan juga memiliki landasan yang kuat untuk melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawannya, di antaranya:
- Kondisi ekonomi perusahaan yang buruk
- Permintaan produk/ layanan menurun
- Adanya perubahan teknologi dan otomatisasi
- Perubahan kebijakan pemerintah
- Restrukturisasi perusahaan
- Kinerja karyawan yang buruk
- Adanya pelanggaran disiplin dan etika
- Pelanggaran terhadap kontrak kerja
- Pailit atau bangkrut
- Akhir masa kontrak
- Pekerja meninggal dunia
Hak-Hak Karyawan yang Terkena PHK
Ketika perusahaan berencana untuk melakukan PHK terhadap seorang karyawan, maka perusahaan wajib memenuhi kewajiban atas hak yang mesti diterima karyawan tersebut. Berdasarkan UU Cipta Kerja, terdapat beberapa hak yang wajib diterima karyawan ketika di-PHK, yakni:
1. Pemberitahuan PHK
Setiap karyawan yang akan di PHK berhak mendapatkan pemberitahuan terkait pemutusan hubungan kerja secara tertulis berdasarkan ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003. Pemberitahuan ini harus mencantumkan alasan PHK dan tanggal berakhirnya hubungan kerja.
2. Uang Pesangon
Uang pesangon merupakan sejumlah uang yang perlu dibayarkan kepada karyawan yang terkena pemutusan hubungan kerja. Besaran nominal yang akan diberikan telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang dihitung berdasarkan lama waktu mereka bekerja.
3. Uang Penghargaan Masa Kerja
Kemudian, karyawan yang diputus hubungan pekerjaannya juga memiliki hak atas uang penghargaan masa kerja. Penghargaan ini diberikan atas loyalitas karyawan yang dihitung berdasarkan lama masa kerja mereka di perusahaan tersebut.
4. Uang Penggantian Hak Kerja
Selain mendapatkan pesangon, karyawan yang terkena PHK berhak menerima uang penggantian hak yang mencakup sisa cuti tahunan yang belum diambil, tunjangan kesehatan, dan manfaat lain yang belum diterimanya.
Baca juga: Definisi, Ketentuan, serta Cara Menghitung Uang Kompensasi PKWT, Mudah Saja!
Etika Melakukan PHK
Melakukan pemecatan terhadap karyawan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Terdapat etika yang perlu dilakukan ketika memecat karyawan, di antaranya:
1. Beri Waktu Penyesuaian
Ada baiknya perusahaan memberi waktu untuk menerbitkan surat pemutusan hubungan kerja 14 hari sebelum hari terakhir karyawan tersebut di perusahaan. Kebijakan ini disesuaikan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 35 tahun 2021 pasal 37-40.
Hal ini memberi keuntungan bagi perusahaan agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya hingga tuntas atau mendelegasikan pekerjaan tersebut pada rekan kerja. Bagi karyawan, pemberitahuan seperti ini dapat memberikan mereka waktu untuk mencari pekerjaan pengganti.
2. Memberi Alasan yang Jelas
Sebelum Anda melakukan pendekatan terkait pemutusan hubungan kerja kepada karyawan, siapkan bukti-bukti yang dapat mendukung alasan Anda untuk memberhentikan mereka. Memiliki data terkait kinerja kurang baik dari karyawan yang bersangkutan akan sangat mendukung Anda membuat keputusan untuk memberhentikan mereka. Hal ini juga akan menjadi alasan yang bisa Anda tunjukkan kepada mereka, mengapa mereka diberhentikan dari perusahaan tersebut.
3. Menyampaikan PHK secara Transparan
Keputusan terkait pemberhentian kerja ini juga wajib disampaikan kepada karyawan secara jelas, transparan, dan tidak ditutup-tutupi. Hal ini akan dianggap lebih beretika dibandingkan dengan hanya memberikan surat PHK begitu saja kepada karyawan, tanpa mengetahui alasan atau kesalahan yang mereka perbuat sehingga mereka diberhentikan
4. Memberikan Hak Karyawan PHK
Ketika Anda memberhentikan seorang karyawan, tentu Anda memiliki kewajiban untuk memberikan hak-hak yang wajib diterima oleh mereka. Beberapa hak tersebut dapat meliputi uang penghargaan, uang pesangon, dan juga uang penggantian hak. Beri kompensasi secara langsung ketika proses PHK dilakukan. Pasalnya, kompensasi ini tentu sangat diharapkan oleh karyawan yang terdampak PHK untuk memenuhi kehidupannya setelah proses pemutusan hubungan kerja.
5. Menjaga Citra dan Kesan yang Baik Karyawan
Etika lainnya yang tidak boleh diabaikan perusahaan adalah tetap menjaga kesan dan citra yang baik dari karyawan yang di-PHK. Jadikan kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan mantan karyawan menjadi catatan internal serta bahan untuk mengevaluasi kinerja karyawan lain di perusahaan.
Baca juga: Serikat Pekerja Adalah Bentuk Perlindungan Hak Karyawan? Ini Penjelasanya!
Contoh Surat PHK Karyawan
Untuk membantu mempermudah Anda membuat surat PHK, berikut adalah beberapa contoh surat pemberhentian karyawan yang bisa Anda tiru.
Efisiensi Perusahaan
Kinerja Karyawan
Adanya Tindakan Pelanggaran
Baca juga: Beberapa Hak Karyawan yang Wajib Anda Ketahui di Dunia Kerja
Penutup
Itulah beberapa informasi mengenai aturan dan contoh surat pemecatan karyawan yang bisa dijadikan acuan untuk melakukan proses pemberhentian kerja. Sebelum mengambil keputusan untuk memberhentikan karyawan, pastikan Anda telah mengumpulkan bukti-bukti untuk memperkuat alasan perusahaan harus memberhentikan karyawan tersebut.
Salah satu aplikasi yang bisa diandalkan untuk mengumpulkan data karyawan adalah Jeclock. Aplikasi absensi ini bisa membantu memantau absensi kehadiran karyawan, mengawasi perkembangan karyawan, hingga memberi umpan balik terhadap hasil kerja mereka. Dengan begitu, data-data yang Anda gunakan merupakan hasil yang akurat berdasarkan kinerja karyawan di perusahaan.
