DoranDev – Setiap perusahaan tentu membutuhkan panduan tertulis atau SOP untuk membantu seluruh anggota tim dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal ini pula yang menyebabkan informasi mengenai fungsi dan contoh SOP perusahaan banyak dicari oleh pihak terkait, untuk membuat SOP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan mereka.
Ini dikarenakan SOP memiliki peranan yang sangat penting bagi kemajuan dan keberlangsungan suatu perusahaan. Dengan begitu, seluruh anggota perusahaan dapat menjalankan operasional bisnis dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Definisi SOP Perusahaan
Standard Operating Procedure atau SOP merupakan sebuah pedoman bagi karyawan untuk menjalankan tugas, sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu di dalam sebuah perusahaan.
Biasanya, SOP dibuat berdasarkan standar atau tata cara yang menjadi dasar dan acuan bagi pelaksanaan setiap kegiatan. Pedoman ini juga berisi tata cara secara terperinci yang wajib untuk dipatuhi, agar dapat mewujudkan visi dan misi sebuah perusahaan.
Baca juga: Cara Mengatasi Stress Kerja untuk Meningkatkan Produktivitas dan Kesejahteraan Karyawan
Tujuan SOP Perusahaan
Standard Operating Procedure menjadi dokumen yang sangat dibutuhkan oleh karyawan untuk membantu menjalankan pekerjaan di suatu perusahaan. Dengan adanya SOP, seluruh karyawan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab berdasarkan posisinya dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Berikut adalah beberapa tujuan dibuatnya SOP perusahaan, yaitu:
1. Membantu Membuat Peraturan Kerja untuk Karyawan
Umumnya, SOP dipakai oleh perusahaan untuk mengatur alur kerja karyawannya. Pasalnya, dalam SOP dapat berisi tahapan atau langkah-langkah yang perlu dilakukan karyawan untuk menjalankan tugasnya selama bekerja. Dokumen ini juga digunakan untuk membuat aturan beserta sanksinya apabila ada yang melanggar.
2. Membantu Karyawan Memahami Tugas dan Aturan Perusahaan
Pembuatan SOP perusahaan juga dapat digunakan untuk memudahkan karyawan dalam memahami dan menjalankan tugas utama mereka. Dengan begitu, karyawan akan mengerti batasan pekerjaan dan kewajiban yang harus mereka penuhi sesuai dengan posisi dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Mempermudah Perusahaan Mencapai Target
Setiap tahapan yang tercantum dalam dokumen SOP memiliki tujuan untuk mendukung tercapainya target perusahaan. SOP akan menjadi pedoman bagi seluruh staf dan stakeholder terkait dalam menjalankan perannya di perusahaan. Dengan begitu, setiap tindakan yang diambil dan dijalankan oleh seluruh anggota tim, merupakan upaya untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Memudahkan Karyawan Baru dalam Bekerja
Standard Operating Procedure juga kerap digunakan untuk mempermudah anggota tim baru untuk menjalankan perannya di perusahaan. Dokumen SOP berisi tentang alur kerja dari setiap divisi yang ada di perusahaan. Dengan adanya dokumen ini, karyawan baru bisa memahami peraturan maupun cara kerja dan fungsi jabatannya di dalam perusahaan tersebut.
5. Meminimalisir dan Mengurangi Kesalahan dalam Bekerja
Standard Operating Procedure yang dibuat tentu sudah disesuaikan dengan standar keamanan dan keselamatan bagi para pekerjanya. Sehingga hal ini diharapkan dapat menanggulangi atau meminimalisir adanya kelalaian atau kesalahan dalam menjalankan tugas.
Baca juga: Apa Itu Document Management System dan Perannya dalam Efisiensi Bisnis
Cara Membuat SOP Perusahaan
Supaya perusahaan bisa menjalankan operasional bisnis dengan metode yang benar dan lancar, tentu manajemen atau pihak-pihak yang terkait dengan sistem operasional perlu membuat SOP perusahaan. Lantas, bagaimana cara membuat standar operasional perusahaan yang baik? Berikut beberapa tahapannya.
1. Membuat Tim Khusus Pembuatan SOP
SOP perlu dibuat oleh orang-orang yang berpengalaman di bidangnya masing-masing. Hal ini dilakukan untuk dapat mewujudkan SOP yang relevan dan menghasilkan tahapan yang efektif untuk mencapai target perusahaan.
Anda bisa mengutus perwakilan dari tiap divisi yang berkompeten dan memahami secara mendalam apa yang mereka kerjakan. Misalnya manajer marketing, manajer developer, manajer produksi, manajer penjualan, manajer gudang, dan lain sebagainya.
2. Menentukan Sasaran dan Waktu Penerapan
Setelah Anda membentuk tim khusus yang akan membuat SOP ini, langkah selanjutnya adalah menentukan sasaran dan waktu penerapan SOP tersebut. Umumnya, perusahaan menjadikan SOP sebagai pedoman yang akan dipakai oleh karyawan untuk bekerja sesuai standar.
Selain itu, dalam proses pembuatan SOP Anda juga harus mempertimbangkan waktu SOP tersebut mulai berlaku. Misalnya, SOP penjualan di bulan Ramadhan dan Hari Raya. Kebijakannya mungkin akan berbeda dibandingkan dengan penjualan yang dilakukan di hari-hari biasanya.
3. Beri Feedback dan Lakukan Evaluasi
Setelah SOP selesai dibuat, ada baiknya Anda melakukan uji coba terlebih dahulu, untuk mengetahui apakah SOP tersebut sudah sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Beri ruang bagi seluruh anggota tim, terutama yang flow pekerjaannya bersinggungan secara langsung memberikan feedback pada SOP tersebut.
Seluruh feedback yang didapatkan bisa Anda jadikan bahan evaluasi untuk dapat mengetahui poin mana yang berhasil dan mana yang perlu diubah. Degnan begitu, perusahaan bisa memberi kualitas yang terbaik bagi pelanggannya.
4. Verifikasi dan Sosialisasi
Setelah SOP diuji coba dan mendapat feedback positif dari seluruh stakeholder, selanjutnya dapat diverifikasi dan disetujui oleh quality management representative dari perusahaan tersebut.
Hal ini dilakukan supaya seluruh divisi yang ada di perusahaan mengetahui dan memahami SOP yang berlaku dengan baik. Pastikan Anda juga telah melakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan terkait SOP yang berjalan saat itu.
5. Analisis dan Pemantauan
Langkah terakhir adalah melakukan monitoring dan analisa pada SOP yang telah berjalan. Kenali apa saja yang menjadi kendala dalam perjalanannya. Apakah operasional dapat berjalan secara efektif, tepatkah kriteria SOP yang dipakai, dan lain sebagainya.
Contoh SOP Perusahaan
Supaya Anda dapat mengetahui lebih detail mengenai SOP, simak beberapa contoh standar operasional perusahaan yang mungkin bisa Anda terapkan seperti berikut ini:
1. SOP Internal Audit
2. SOP Keluhan Pelanggan
3. SOP Recruitment
Baca juga: Program Kerja HRD: Strategi Efektif Tingkatkan Produktivitas Karyawan
Penutup
Itulah informasi mengenai tujuan, cara membuat, hingga contoh SOP perusahaan yang bisa Anda jadikan acuan untuk membuat SOP perusahaan Anda sendiri. SOP menjadi panduan yang sangat penting untuk menjalankan operasional bisnis. Dengan adanya SOP, baik karyawan maupun perusahaan bisa mendapatkan dampak yang positif untuk keberlangsungan bisnis.
Untuk membantu mengelola Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan, Anda bisa mengandalkan Jeclock untuk mengatur, memantau, dan mengevaluasi kinerja mereka secara real-time. Hal ini tentu akan membuat alur kerja jadi lebih efektif dan efisien.
