DoranDev – Saat terlibat dalam aktivitas rapat atau meeting dalam dunia kerja atau organisasi, salah satu hal yang dibutuhkan adalah notulen rapat untuk mencatat segala informasi yang dibahas selama rapat. Notulen biasanya berisi tentang kesimpulan rapat yang ditulis dengan jelas dan mudah dipahami. Untuk memahami apa itu notulen? Simak selengkap di artikel berikut!
Apa Itu Notulen?
Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat tentang informasi yang didapatkan dari suatu pertemuan secara keseluruhan. Notulen biasanya berisikan catatan mengenai tempat, waktu, peserta, materi yang dibahas, hingga hasil diskusi.
Notulen biasanya akan dibutuhkan pada saat Anda berada di berbagai jenis pertemuan. Adapun beberapa acara yang sering kali membutuhkan notulen adalah rapat kerja, seminar, presentasi, sidang, dan acara lainnya.
Dengan melakukan notulen, tentunya Anda akan memiliki dokumentasi yang baik berupa catatan dan memastikan bahwa tidak ada informasi yang terlewat. Sehingga Anda bisa membukanya kembali untuk menindaklanjuti hasil diskusi dalam meraih tujuan bersama.
Baca juga: Apa Itu Holding Company? Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Tujuan Notulen Rapat
Setelah memahami apa itu notulen, kini saatnya kita mengetahui apa sebenarnya tujuan dari pembuatan notulen rapat. Notulen tidak hanya berfungsi sebagai catatan formal dari hasil pertemuan, tetapi juga memiliki peran penting dalam memastikan setiap keputusan yang diambil. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai tujuan notulen rapat.
1. Sebagai Panduan
Tujuan utama notulen adalah untuk mendokumentasikan semua informasi yang terjadi saat pertemuan berlangsung. Dengan begituAnda dapat memiliki panduan dalam mengambil tindakan ke depannya sesuai keputusan yang telah dibuat. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui penanggung jawab atas tugas yang sudah dibahas selama rapat sehinggaproses kerja bersama tim akan lebih efektif dan efisien.
2. Sebagai Pengingat
Selanjutnya adalah sebagai pengingat karena notulen berisi poin-poin penting seputar rapat atau seminar yang telah dibahas hingga keputusan yang telah diambil selama rapat. Catatan notulen
3. Efisiensi Waktu
Saat hasil diskusi sudah tersimpan dengan baik melalui notulen, langkah selanjutnya adalah fokus dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Sehingga, saat berada di tengah jalan tidak ada lagi kebingungan dengan tugas yang dipegang. Dengan demikian, tujuan notulen adalah mengefisienkan waktu agar tidak ada rapat ulang untuk mengulang pembahasan yang sama.
4. Referensi Materi
Tujuan notulen rapat yang terakhir adalah sebagai referensi bagi peserta yang tidak hadir. Dengan membaca notulen, mereka dapat mengetahui hasil diskusi yang telah dilakukan tanpa harus melakukan rapat ulang. Cukup dengan adanya notulen yang rapi dan mudah dibaca, peserta yang tidak hadir tetap bisa mengikuti perkembangan dan memberikan kontribusi di pertemuan berikutnya.
Baca juga: 10 Tantangan Bisnis Kosmetik yang Harus Diperhatikan
Format Notulen Rapat
Format notulen rapat sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibahas selama rapat terdokumentasi secara sistematis dan mudah dipahami. Berikut adalah format notulen rapat yang dapat Anda coba.
1. Nama Rapat
Anda bisa mengawali notulen dengan menuliskan nama rapat untuk menjelaskan tujuan rapat yang berlangsung. Menuliskan nama rapat juga memudahkan Anda untuk membukanya kembali saat dibutuhkan. Misalnya, jika rapat tersebut merupakan rapat bulanan tim marketing, maka Anda bisa menuliskan judul seperti “Notulen Rapat Bulanan Tim Marketing – September 2024”.
2. Lokasi Dan Waktu Pelaksanaan
Selanjutnya Anda bisa menuliskan lokasi dan waktu pelaksanaan rapat untuk mencatat kapan dan dimana rapat tersebut berlangsung. Informasi ini biasanya meliputi kapan rapat dimulai, berakhir, serta durasi istirahat. Misalnya, “Rapat diadakan pada 18 September 2024, pukul 10.00 WIB di ruang meeting utama kantor.”
3. Daftar Peserta Rapat
Format notulen rapat umumnya juga mencantumkan seluruh daftar peserta yang hadir maupun yang tidak. Tujuannya adalah untuk mengetahui siapa saja yang berpartisipasi dalam rapat serta memastikan tanggung jawab dan tugas yang diberikan kepada peserta dapat terlacak dengan jelas.
4. Alasan Rapat
Saat mengadakan rapat, tentu ada alasan yang mendasarinya baik itu untuk membahas proyek baru, mengevaluasi progres, atau menyelesaikan masalah tertentu. Dalam notulen, Anda harus mencatat alasan diadakan rapat tersebut secara singkat dan jelas. Cukup tuliskan tujuan rapat secara singkat, rapi, dan jelas agar lebih mudah dipahami oleh para pembaca notulen rapat.
5. Hasil Diskusi
Menuliskan hasil diskusi di notulen rapat tentu menjadi hal penting yang harus ada. Anda dapat menulis hasil diskusi dengan mencatat topik-topik yang dibahas, keputusan yang diambil, serta rencana tindakan yang disepakati. Selain itu, Anda juga dapat menyertakan detail tugas yang didelegasikan kepada peserta dan tanggung jawab masing-masing.
6. Lampiran Dokumen
Format notulen rapat yang terakhir adalah melampirkan dokumen. Sebagai pelengkap notulen rapat, Anda dapat melampirkan dokumen berupa gambar, foto, rekaman video, file presentasi, atau dokumen penting lainnya. Lampiran ini bisa berguna untuk mendukung informasi yang dicatat dalam notulen.
Baca juga: 7 Perbedaan PT dan CV yang Wajib Anda Ketahui!
Jenis-jenis Notulen Rapat
Perlu Anda tahu juga bahwa notulen memiliki jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan format rapat. Umumnya jenis-jenis notulen rapat dibagi menjadi dua yang diantaranya adalah:
1. Notulensi Harfiah
Jenis notulensi yang pertama adalah notulensi harfiah, yaitu rangkuman dari pertemuan yang ditulis secara detail dan jelas tanpa adanya penambahan, pengurangan, atau interpretasi subjektif. Jenis notulen ini biasanya berbentuk catatan yang berisi seluruh pembahasan rapat atau pertemuan dengan sangat akurat, mencatat semua percakapan, keputusan, hingga argumen yang disampaikan oleh setiap peserta rapat.
2. Notulensi Rangkuman
Sementara itu jenis notulensi rangkuman adalah catatan ringkas tentang pembicaraan rapat. Jenis notulensi ini berfokus pada poin-poin penting dari rapat tanpa menuliskan detail seluruh percakapan. Notulen rangkuman biasanya mencakup topik utama yang dibahas, kesimpulan, serta keputusan penting yang diambil selama rapat. Berbeda dengan sebelumnya jenis notulensi rangkuman ditulis lebih singkat dan padat.
Baca juga: 7 Tips dan Cara Memilih Partner Bisnis yang Baik, Anda Wajib Tahu!
Penutup
Setidaknya itulah informasi mengenai apa itu notulen, tujuan, format, hingga jenis-jenis notulen yang perlu Anda tahu. Dengan memahaminya, Anda dapat lebih mudah dalam menyusun notulen rapat secara efektif dan tepat sasaran. Jika Anda juga mencari solusi untuk memantau kehadiran peserta rapat dengan lebih mudah, gunakan Aplikasi Absensi Online yang berguna untuk mengelola absensi peserta rapat secara akurat.
