DoranDev – Saat rapat berlangsung, setiap perusahaan pasti memiliki daftar hadir rapat yang perlu diisi oleh para pegawai, sehingga perusahaan memiliki data untuk keperluan administrasi. Pada umumnya, daftar hadir rapat dibuat menggunakan lembaran kertas yang dicetak dan berisikan tulisan sederhana. Untuk membuatnya, maka membutuhkan referensi yang baik dan benar. Berikut ini contoh absensi rapat yang dapat dijadikan referensi.
Contoh Daftar Hadir Rapat
Dalam dunia kerja, contoh absensi rapat menjadi hal yang paling diperlukan, karena hal tersebut menjadi acuan pihak perusahaan untuk membuat daftar hadir rapat yang sesuai. Berikut ini contoh absensi rapat yang bisa Anda buat dengan mudah:
1. Microsoft Excel / Google Sheets
2. Melalui Chat Group
3. Aplikasi Absensi
4. Manual dengan Tulisan Tangan
Biasanya, daftar hadir rapat dengan cara seperti ini dibuat secara mendadak ketika ada rapat mendadak dan kurangnya persiapan. Tampilan dari absensinya bisa dengan membuat tabel menggunakan penggaris, cukup menuliskan nama, jabatan, dan tanda tangan pada tabel tersebut. Nantinya daftar hadir ini akan digilir oleh seluruh karyawan yang hadir rapat.
Meskipun daftar hadir seperti ini dibuat tanpa adanya persiapan, terlihat sangat sederhana, dan kurang profesional dalam skala perusahaan. Namun dengan adanya tanda tangan orang yang bersangkutan, menjadi bukti valid yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut benar-benar menghadiri rapat. Apabila Anda ingin contoh yang lebih profesional, Anda bisa membuat daftar hadir lain menggunakan Microsoft Word dan Google Form.
Baca juga : Mengenal Apa Itu Model Bisnis, Manfaat, dan Jenisnya!
5. Print Out Menggunakan Tabel Microsoft Word
Sedikit berbeda dengan contoh diatas yang menggunakan tulisan tangan. Contoh kedua ini Anda bisa menggunakan tabel yang tersedia pada Microsoft Word yang kemudian dicetak (print out). Dalam tabel tersebut cukup berisikan nama-nama karyawan secara lengkap, jawbatan dan kolom untuk tanda tangan yang nantinya diisi oleh para karyawan sebagai bukti kehadiran rapat.
Penggunaan daftar hadir rapat dengan metode seperti ini sangatlah efisien, cukup mencetak format tabel tersebut dengan banyak. Sehingga dapat menggunakan salinan tersebut ketika ada agenda rapat sebagai absensi karyawan. Berikut ini cara yang dapat dilakukan untuk membuat daftar hadir menggunakan tabel Microsoft Word.
- Silahkan buka Microsoft Word di laptop atau PC.
- Buat terlebih dahulu KOP surat yang menerangkan nama perusahaan beserta alamat.
- Sertakan judul di bawah KOP misalnya “DAFTAR HADIR RAPAT KARYAWAN”.
- Tambahkan informasi perihal hari, waktu, tempat, agenda, beserta tanggal.
- Buat sebuah tabel yang terdapat dalam menu “Insert” di Ms. Word.
- Isi kolom dengan “Nomor, Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan Peserta”.
- Cetak dokumen tersebut.
- Kemudian Anda hanya perlu membagikan hasil cetak atau print daftar hadir tersebut kepada peserta rapat.
6. Menggunakan Google Form
Selain dua contoh diatas, adapun daftar hadir atau absensi rapat yang bisa dibuat menggunakan platform online. Seperti Google Form yang bisa dijadikan sebagai media yang berfungsi untuk mengisi daftar hadir rapat. Melalui platform tersebut, daftar hadir bisa diisi dengan cepat dan mudah oleh para karyawan, cukup membutuhkan koneksi internet saja.
- Buka terlebih dahulu Google Chrome di PC ataupun laptop Anda.
- Ketik “Buat Google Form” melalui mesin pencarian Google.
- Tunggu sebentar hingga muncul website resmi dari Google Form yang terletak di hasil teratas.
- Pilih menu “Buat Formulir Baru”.
- Klik “Tambahkan Judul dan Deskripsi Formulir”.
- Buat judul beserta isi deskripsi yang relevan dengan tujuan yaitu daftar hadir untuk peserta rapat.
- Atur nama dari setiap karyawan yang diwajibkan menghadiri rapat tersebut.
- Buat opsi jawaban menjadi “Jawaban Singkat” dan jangan lupa untuk mengaktifkan fitur agar “Wajib Diisi”.
- Jika proses telah diselesaikan, maka silakan klik “Kirim Formulir”.
- Kemudian Anda bisa langsung menyalin tautan tersebut.
- Bagikan link hasil Google Form ke peserta rapat.
- Nantinya Anda akan mendapatkan notifikasi email mengenai peserta yang telah mengisi daftar hadir tersebut.
Setelah memahami contoh beserta cara dalam pembuatan daftar hadir rapat, Anda juga perlu paham akan tujuannya. Tentu saja tujuan utama dari adanya daftar hadir tersebut untuk memantau kehadiran para karyawan yang bersangkutan dalam kegiatan rapat. Keaktifan karyawan atau peserta bisa dipantau melalui daftar hadir tersebut. Oleh sebab itulah daftar hadir rapat menjadi hal yang penting untuk dibuat.
Baca juga : Wajib Tahu, Begini Cara Memulai Bisnis dari Nol!
Penutup
Itulah contoh daftar hadir rapat beserta caranya yang dapat Anda coba. Buat perusahaan Anda semakin maju dengan membuat website atau aplikasi khusus usaha Anda hanya di DoranDev. Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi CS kami di sini. Temukan juga berbagai produk DoranDev lainnya untuk kemudahan usaha Anda.
Penulis: Putri Nurul Iman
Editor: Irfantoni Listiyawan
