DoranDev – Mengelola karyawan membutuhkan lebih dari sekadar mengatur jadwal kerja dan kehadiran. Perusahaan juga perlu memastikan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan operasional agar pekerjaan berjalan lebih teratur dan efisien. Hal inilah yang menjadi bagian dari workforce management atau WFM. Lantas, apa itu workforce management dan bagaimana penerapannya? Selengkapnya simak pembahasannya di bawah ini.
Apa Itu Workforce Management?
Workforce management (WFM) adalah proses mengelola tenaga kerja agar perusahaan dapat menempatkan jumlah karyawan yang sesuai pada waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan operasional. Penerapannya mencakup berbagai aktivitas seperti penjadwalan kerja, pencatatan waktu dan kehadiran, pengelolaan cuti, perkiraan kebutuhan tenaga kerja, serta pemantauan penggunaan sumber daya manusia.
Secara sederhana, WFM membantu perusahaan mengatur tenaga kerja sehari-hari sehingga kebutuhan seperti jumlah karyawan dalam satu shift, karyawan yang tersedia, hingga jumlah jam kerja dapat diketahui dengan lebih mudah. Seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan, workforce management juga banyak didukung oleh software dan sistem digital.
Melalui sistem tersebut, data seperti jadwal kerja, kehadiran, cuti, lembur, dan kebutuhan tenaga kerja dapat dikumpulkan dalam satu tempat. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu mengandalkan pencatatan manual untuk mengatur tenaga kerja dan dapat lebih mudah menyesuaikan jumlah karyawan dengan kondisi operasional.
Baca juga: Apa itu HCM – Human Capital Management? Pengertian, Manfaat, dan Tugasnya di Perusahaan
Fungsi Workforce Management
Supaya lebih mudah dipahami, workforce management tidak hanya berkaitan dengan absensi atau jadwal kerja saja. Ada beberapa fungsi yang saling berhubungan untuk membantu perusahaan mengelola tenaga kerja secara lebih terstruktur.
1. Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
Salah satu fungsi utama workforce management adalah membantu perusahaan menyusun jadwal kerja. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan sistem shift atau memiliki jam operasional panjang, seperti restoran, toko ritel, rumah sakit, pabrik, hingga layanan pelanggan. Perusahaan perlu memastikan bahwa jumlah karyawan yang bekerja sesuai dengan kebutuhan pada waktu tertentu.
Proses penjadwalan juga tidak selalu sekadar memilih siapa yang masuk kerja. Perusahaan dapat mempertimbangkan ketersediaan karyawan, keterampilan yang dimiliki, jenis pekerjaan, kebutuhan operasional, serta aturan mengenai jam kerja. Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur, jadwal dapat disusun berdasarkan kebutuhan yang sebenarnya.
Contohnya, sebuah toko mungkin membutuhkan lebih banyak staf pada akhir pekan karena jumlah pelanggan meningkat. Sebaliknya, pada jam atau hari yang lebih sepi, kebutuhan tenaga kerja bisa lebih sedikit. Workforce management membantu perusahaan menyesuaikan jadwal agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan staf.
2. Mencatat Waktu dan Kehadiran
Workforce management juga mencakup pengelolaan waktu dan kehadiran karyawan. Data yang dicatat dapat meliputi waktu mulai bekerja, waktu selesai bekerja, jam istirahat, keterlambatan, lembur, hingga ketidakhadiran. Informasi tersebut kemudian dapat digunakan untuk kebutuhan operasional dan administrasi perusahaan.
Saat ini, pencatatan kehadiran tidak selalu dilakukan menggunakan metode manual. Banyak perusahaan sudah menggunakan aplikasi, sistem digital, mesin absensi, atau timesheet untuk mencatat waktu kerja. Data tersebut dapat membantu perusahaan mendapatkan informasi yang lebih jelas mengenai jam kerja setiap karyawan.
Pencatatan yang akurat juga penting karena data waktu kerja dapat digunakan dalam proses lain, termasuk perhitungan lembur dan payroll. Ketika informasi mengenai jam kerja tercatat dengan baik, perusahaan memiliki dasar data yang lebih jelas dibandingkan jika seluruh proses masih dilakukan secara manual.
Baca juga: 7+ Manfaat Performance Management System untuk Mendorong Pertumbuhan Bisnis
3. Memperkirakan Kebutuhan Tenaga Kerja
Fungsi berikutnya adalah membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja. Dalam workforce management, perusahaan dapat menggunakan data historis dan data operasional untuk melihat pola kebutuhan tenaga kerja. Dari sana, perusahaan dapat membuat perkiraan mengenai jumlah staf yang mungkin dibutuhkan pada waktu tertentu.
Misalnya, sebuah layanan pelanggan dapat melihat data jumlah panggilan yang masuk pada hari dan jam tertentu. Jika volume panggilan meningkat pada jam tertentu, perusahaan dapat menjadwalkan lebih banyak agen pada periode tersebut. Hal yang sama juga dapat diterapkan pada industri lain dengan menggunakan data operasional yang tersedia.
Perkiraan kebutuhan tenaga kerja membantu perusahaan mengurangi risiko kekurangan staf. Di sisi lain, perusahaan juga dapat menghindari penjadwalan terlalu banyak karyawan ketika kebutuhan operasional sebenarnya sedang rendah. Dengan begitu, penggunaan tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis.
4. Mengelola Cuti dan Ketersediaan Karyawan
Setiap karyawan memiliki kondisi ketersediaan yang berbeda. Ada yang sedang bekerja, mengambil cuti, sakit, izin, atau memiliki jadwal tertentu yang membuatnya tidak tersedia. Semua informasi tersebut perlu diperhitungkan agar perusahaan dapat menyusun jadwal kerja dengan lebih akurat.
Workforce management membantu perusahaan mengelola informasi mengenai ketidakhadiran dan ketersediaan tersebut. Ketika seorang karyawan mengajukan cuti, misalnya, manajer dapat melihat dampaknya terhadap jadwal dan menentukan apakah perlu dilakukan penyesuaian.
Dalam sistem digital, proses ini juga dapat dibuat lebih praktis. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui sistem, kemudian pengajuan tersebut diproses oleh pihak yang berwenang. Setelah disetujui, informasi ketersediaan dapat diperbarui sehingga jadwal kerja dapat disesuaikan.
5. Membantu Mengontrol Biaya Tenaga Kerja
Biaya tenaga kerja menjadi salah satu bagian penting dalam operasional perusahaan. Karena itu, perusahaan perlu mengetahui bagaimana jam kerja dan tenaga kerja digunakan. Workforce management dapat membantu memberikan gambaran mengenai jumlah jam kerja, penggunaan lembur, serta kebutuhan tenaga kerja dalam periode tertentu.
Tujuannya bukan hanya untuk mengurangi jumlah karyawan. Workforce management lebih berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja secara efisien berdasarkan kebutuhan operasional. Jika perusahaan mengetahui kapan kebutuhan tenaga kerja meningkat atau menurun, perusahaan dapat membuat keputusan penjadwalan yang lebih sesuai.
Sebagai contoh, perusahaan dapat melihat apakah lembur sering terjadi karena kekurangan staf atau karena jadwal kerja yang kurang tepat. Informasi tersebut dapat membantu manajemen mengevaluasi kondisi yang terjadi dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Baca juga: Apa Itu Document Management System dan Perannya dalam Efisiensi Bisnis
6. Membantu Mengelola Kepatuhan Jam Kerja
Perusahaan juga perlu memperhatikan berbagai aturan yang berkaitan dengan waktu kerja. Hal ini dapat mencakup jam kerja, waktu istirahat, lembur, hari libur, serta kebijakan internal perusahaan. Pengelolaan secara manual akan menjadi semakin kompleks ketika jumlah karyawan bertambah.
Sistem workforce management dapat membantu perusahaan mencatat dan memantau berbagai informasi tersebut. Aturan tertentu juga dapat dimasukkan ke dalam sistem sehingga proses penjadwalan dan pencatatan waktu dapat mengikuti kebijakan yang telah ditetapkan.
Namun, penting untuk dipahami bahwa penggunaan software tidak otomatis membuat perusahaan pasti memenuhi seluruh aturan ketenagakerjaan. Perusahaan tetap harus memastikan kebijakan dan konfigurasi sistem sesuai dengan regulasi yang berlaku di wilayah tempat perusahaan beroperasi.
7. Menggunakan Data untuk Pengambilan Keputusan
Workforce management modern juga berkaitan dengan penggunaan data. Informasi mengenai kehadiran, jadwal, jumlah jam kerja, kebutuhan tenaga kerja, dan berbagai aktivitas lainnya dapat memberikan gambaran mengenai kondisi operasional perusahaan.
Dari data tersebut, perusahaan dapat menemukan pola tertentu. Misalnya, perusahaan dapat melihat periode ketika tingkat ketidakhadiran meningkat, waktu ketika kebutuhan tenaga kerja paling tinggi, atau departemen yang sering membutuhkan lembur.
Informasi ini dapat membantu manajer membuat keputusan berdasarkan data yang tersedia. Alih-alih hanya mengandalkan perkiraan, perusahaan dapat menggunakan informasi historis untuk melakukan evaluasi dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja berikutnya.
Perbedaan Workforce Management dan Workforce Planning
Workforce management dan workforce planning memang sama-sama berkaitan dengan tenaga kerja, tetapi keduanya memiliki fokus yang berbeda. Workforce management lebih berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari, seperti pengaturan jadwal, pencatatan kehadiran, pengelolaan jam kerja, dan penyesuaian jumlah tenaga kerja berdasarkan kebutuhan saat ini.
Sementara itu, workforce planning lebih berfokus pada perencanaan tenaga kerja dalam jangka yang lebih panjang. Perusahaan dapat menggunakan workforce planning untuk memperkirakan kebutuhan keterampilan, jumlah karyawan, atau jenis tenaga kerja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis di masa depan.
Dengan kata lain, workforce planning lebih banyak membahas kebutuhan tenaga kerja ke depan, sedangkan workforce management lebih berfokus pada bagaimana tenaga kerja yang tersedia dikelola dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Baca juga: Apa Itu Training Time Management? Ini Pengertian, Manfaat, dan Cara Penerapannya
Penutup
Workforce management membantu perusahaan mengelola tenaga kerja dengan lebih teratur, mulai dari jadwal kerja, kehadiran, cuti, hingga kebutuhan karyawan. Dengan dukungan sistem digital, berbagai data tersebut juga dapat dikelola dengan lebih praktis sehingga perusahaan bisa menyesuaikan tenaga kerja dengan kebutuhan operasional.
Jika Anda ingin membangun website untuk mendukung kebutuhan bisnis, DoranDev siap membantu membuat website yang sesuai dengan kebutuhan usaha Anda. Hubungi CS DoranDev melalui WhatsApp untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan konsultasi mengenai website yang tepat untuk bisnis Anda.
