DoranDev – Ada banyak cara yang dilakukan perusahaan untuk mengontrol absensi karyawannya. Salah satunya adalah dengan menggunakan kartu absensi karyawan. Ini umum dilakukan pada perusahaan maupun perkantoran dengan jumlah karyawan cukup banyak. Lantas, di era digital dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, apakah kartu tersebut masih relevan? Simak ulasannya dalam artikel kali ini.
Apa Itu Kartu Absensi Karyawan?
Kartu absensi karyawan adalah kartu identifikasi yang digunakan oleh karyawan untuk mencatat kehadiran dan kepergiannya di tempat kerja. Isinya meliputi informasi pribadi karyawan. Misalnya saja seperti nama, nomor kerja, dan data pendukung lainnya. Dimana data ini digunakan pula untuk mencatat presensi, cuti, hingga skema penggajian karyawan di perusahaan. Sebagaimana namanya, kartu ini berbentuk kartu magnetik.
Cara kerjanya adalah perusahaan memberikan kartu tersebut kepada karyawan dan mengintegrasikannya dengan sistem atau mesin absensi elektronik. Ketika karyawan tiba atau pergi dari tempat kerja, mereka menggunakannya dengan cara seperti menyentuhkan kartu ke mesin absensi atau menggesekkannya pada scanner. Informasi ini kemudian dicatat secara otomatis ke dalam sistem.
Baca juga: 6 Contoh Laporan Absensi Kehadiran Karyawan
Kelebihan dan Kekurangan Kartu Absensi Karyawan
Penggunaan kartu absensi untuk karyawan memang memiliki sisi plus dan minusnya. Artinya, walaupun dalam satu sisi penggunaannya cukup efektif, namun di sisi lain masih ada celah yang bisa menjadi kekurangannya. Mengenai hal itu, Anda bisa melihatnya di bawah ini:
Kelebihan:
-
- Pencatatan presensi yang akura
- Mempermudah proses penggajian
- Meningkatkan efisiensi administrasi
- Mencegah kecurangan presensi
- Integrasi dengan sistem SDM
- Pemantauan kehadiran real-time
- Manajemen cuti yang lebih baik
- Analisis kinerja karyawan
- Kepatuhan terhadap regulasi
- Fleksibilitas dalam teknologi
Kekurangan:
-
- Rentan terhadap kehilangan atau kerusakan kartu
- Kecurangan potensial (misalnya, absensi oleh orang lain)
- Biaya implementasi dan pemeliharaan sistem
- Memerlukan pelatihan karyawan untuk penggunaan optimal
- Dapat terjadi kesalahan teknis atau kegagalan sistem
- Kurang fleksibel untuk lingkungan kerja yang sangat berubah
- Perlu kehati-hatian ekstra untuk melindungi data karyawan
- Tidak cocok untuk lingkungan kerja yang tidak terhubung internet
- Diperlukan kebijakan yang jelas terkait privasi karyawan
- Tidak efektif jika karyawan sering bekerja di luar kantor
Baca juga: Apa Itu Absensi Online dan Manfaatnya Bagi Perusahaan?
Alternatif Pengganti yang Bisa Dicoba
Jika Anda ingin beralih menggunakan sistem absensi yang lain ada beberapa rekomendasi untuk dipilih. Namun, perlu diingat dalam memilihnya pastikan sesuai dengan kebutuhan dan keperluan di kantor maupun perusahaan. Berikut di antaranya:
1. Absensi Fingerprint atau Sidik Jari
Pertama adalah sistem absensi yang menggunakan sidik jari atau fingerprint. Jenis ini cukup banyak digunakan perusahaan, kantor, maupun lembaga. Keunggulannya adalah data karyawan menggunakan sidik jari, jadi tak perlu melakukan pengawasan individu. Sebab, catatan dari sidik jari karyawan ini berbeda-beda. Hanya saja, ini memerlukan investasi lebih besar di awal dan cukup mahal. Selain itu, peralatannya harus selalu bersih dan sensitivitasnya dijaga agar bekerja dengan baik.
Baca juga: Mengenal Mesin Absensi Wajah: Pengertian, Cara Kerja, Kelemahan dan Kelebihan
2. Absensi Biometrik
Alternatif pengganti kartu absensi karyawan selanjutnya yakni absensi biometrik. Dimana sistem ini cara kerjanya hampir sama dengan fingerprint. Akan tetapi yang menjadi objek identifikasinya berbeda. Misalnya saja menggunakan identifikasi dari retina mata, wajah, dan lainnya. Sistem biometrik juga dikenal dengan face recognition. Walaupun cukup kuat untuk menjaga kerahasiaan data dan meminimalisir tingkat kecurangan, di sisi lain biaya untuk pengadaan peralatan ini memang cukup besar.
3. Absensi dengan Aplikasi Online
Terakhir ada absensi dengan menggunakan sistem aplikasi secara online. Sistem ini banyak dipilih oleh perusahaan maupun perkantoran. Khususnya dengan jumlah karyawan yang tidak begitu banyak. Hal ini karena dianggap lebih terjangkau dari segi biaya dan sudah terintegrasi dengan biometrik, jaringan internet, hingga GPS. Selain itu, absensi dengan aplikasi online lebih praktis dan bisa digunakan di mana saja. Sangat cocok untuk karyawan yang mobile seperti dinas luar kota dan lain sebagainya.
Baca juga: Cara Mudah Menggunakan Google Form untuk Absensi
Penutup
Setidaknya itu dia ulasan mengenai apa itu kartu absensi karyawan dari segi kelebihan, kekurangan, hingga alternatif penggantinya di masa mendatang. Kesimpulannya, kartu ini memang masih relevan. Hanya saja dari tingkat kepraktisan dan efisiensi sebenarnya terdapat beberapa kekurangan.
Ingin absen karyawan Anda tanpa ribet? Kini bisa menggunakan aplikasi absensi dengan berbagai fitur unggulan seperti JeClock yang dikembangkan oleh DoranDev. Dengan aplikasi ini karyawan bisa absen di mana saja.
Termasuk untuk manajemen karyawan yang lebih efisien. Seperti perizinan, pengajuan cuti, sampai dengan pelaporan untuk tugas harian. Tertarik mencoba produk dari kami ini untuk perusahaan maupun kantor? Anda bisa berkonsultasi dengan kami via WhatsApp dengan cara klik di sini. Semoga bermanfaat!
